Visitor Management System
ARCHIVA WELCOME
Archiva Welcome è un servizio in cloud che permette la digitalizzazione del processo di registrazione e accoglienza dei visitatori in azienda consentendo un’efficace gestione delle visite e della documentazione necessaria in conformità alle normative di Privacy, Sicurezza e Salute.
GESTIONE AUTOMATICA DEI VISITATORI E DEL FLUSSO DEI DOCUMENTI
Grazie all’utilizzo di un registro digitale di tutti i visitatori dell’azienda e la gestione automatica dell’invio, della visione, della firma e dell’archiviazione dei documenti necessari all’ingresso in un’azienda.
SICUREZZA DEL PROCESSO DI REGISTRAZIONE
Grazie alla garanzia del rispetto della normativa per la lavorazione delle pratiche di registrazione sia secondo quanto previsto dal regolamento europeo GDPR per il trattamento dei dati personali che dalle normative medico-sanitarie Covid-19.
RIDUZIONE RISCHIO DELLA PERDITA DI INFORMAZIONI O DEI DATI PERSONALI
Grazie alla digitalizzazione del processo che permette di evitare la stampa dei moduli da firmare e di tenere aggiornata in tempo reale l’ultima versione dei documenti richiesti, eliminando inoltre inutili sprechi e riducendo i costi.
Per maggiori informazioni
Grazie ad Archiva Welcome hai la possibilità di:
Essere compliant alle normative per la documentazione relativa a privacy, sicurezza o altre regolamentazioni relative ai visitatori in ingresso
Mediante un servizio che consente l’aggiornamento continuo dei documenti di policy e regolamentazione garantendo la consultazione dell’ultima versione disponibile
Gestire in maniera totalmente digitalizzata il flusso di documenti da compilare e firmare all’entrata
Attraverso un processo end-to-end, dalla visualizzazione dei documenti alla firma e all’archiviazione
Ridurre il rischio di informazioni o dati personali perduti
Grazie alla totale dematerializzazione del processo e della documentazione cartacea
Funzionalità
Accesso con QR code
Archiva Welcome permette l’accesso da parte del visitatore all’azienda attraverso un QR code che riceverà via mail dopo aver compilato i documenti obbligatori per l’ingresso in azienda
Pianificazione delle riunioni
Archiva Welcome permette alle persone in azienda la creazione di meeting con i propri visitatori, che ricevono l’invito e sono in grado di confermare la loro presenza. È inoltre possibile firmare la documentazione completamente online.
Organizzazione e conservazione dei documenti privacy
Archiva Welcome gestisce automaticamente i documenti necessari per l’accesso ai visitatori, garantendo sempre la versione più aggiornata e compliant con la normativa
Analisi dati
Archiva Welcome mette a disposizione una dashboard con le informazioni e i dati di chi è transitato in azienda con strumenti di analisi
Conservazione Dati (Opzionale)
Archiva Welcome dispone di un modulo opzionale per la conservazione a norma di legge dei dati recepiti dalla reception, per garantire la tutela dei dati personali e aziendali
