SMART.INVOICE

Smart.Invoice è un servizio che automatizza il processo di fatturazione elettronica con il Sistema di Interscambio, garantendone la conformità alla normativa, un maggior controllo ed un elevato grado di personalizzazione.

Smart.Invoice permette di inviare e ricevere tutte le fatture elettroniche (B2B, B2G, B2C), integrandole in maniera personalizzata all’interno dei tuoi processi aziendali.

COMPLIANCE NORMATIVA

Smart.Invoice permette di essere compliance alla normativa che obbliga l’emissione e la ricezione della fattura elettronica tra aziende, privati e pubbliche amministrazioni italiane e soddisfa le specifiche dettate dalle regole tecniche relative alla conservazione digitale.

MENO COSTI

Smart.Invoice è una soluzione in outsourcing, non necessita quindi di nessun costo di infrastruttura e di gestione ed è arricchita da strumenti di workflow e collaborazione, che permettono di facilitare il lavoro all’interno dell’organizzazione.

INTEGRAZIONE TOTALE

Smart.Invoice si integra con i principali ERP e applicativi verticali, oltre che con tutti i servizi Archiva, in particolare la gestione documentale, l’archiviazione digitale e la conservazione a norma.

Per maggiori informazioni

CONTATTACI

Grazie a Smart.Invoice hai la possibilità di:

Ridurre i tempi di avvio del servizio

Mediante l’acquisizione di qualsiasi tracciato strutturato e la conversione dello stesso nel formato richiesto dal Sistema di Interscambio o dal Sistema ERP.

Ridurre il rischio di mancato incasso

Mediante la possibilità di allegare alla fattura elettronica emessa, in maniera automatica o manuale, altri documenti richiesti dal destinatario per facilitare la comprensione della stessa, come ad esempio: stato avanzamento lavori, contratto, ordine, report, o eventualmente il documento pdf o EDI della fattura tradizionale. Permette inoltre di gestire gli allegati delle fatture in entrata.

Accedere a tutte le opportunità dell’invio multicanale

Mediante la gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita a partire dal tracciato dati strutturato, indifferentemente dal canale scelto (SdI, EDI, mail, carta).

Ridurre i tempi di generazione e controllo delle fatture elettroniche

Mediante il monitoraggio del flusso attivo e passivo, dalla generazione al caricamento delle fatture elettroniche, e la gestione automatica degli esiti del Sistema di Interscambio. Permette inoltre di accettare o rifiutare le fatture ricevute utilizzando gli strumenti messi a disposizione dal Sistema di Interscambio.

Ridurre i tempi di verifica delle fatture elettroniche emesse

Mediante la rappresentazione grafica leggibile e personalizzabile della fattura elettronica emessa o ricevuta e la facile consultazione di tutti i documenti ad essa collegati.

Ridurre il costo relativo alla conservazione a norma delle fatture elettroniche e dei documenti collegati

Mediante un servizio di conservazione ed esibizione a norma conforme alle Regole Tecniche sulla conservazione digitale per fatture, esiti ed eventuali documenti allegati.

Ridurre il costo di processo relativo alla firma e al caricamento nel Sistema di Interscambio delle fatture elettroniche

Mediante l’apposizione della firma qualificata sulle fatture elettroniche emesse verso i partner e il caricamento automatico sul Sistema di Interscambio.

Aumentare il controllo sul processo di gestione documentale

Grazie alla possibilità di aggiungere informazioni alla fattura elettronica, come ad esempio la data di ricezione della fattura, i dati di registrazione (numero e data di protocollo), e/o altri dati utili all’indicizzazione delle fatture.

Essere in compliance con la normativa

Grazie all’utilizzo di un canale accreditato per la ricezione delle fatture elettroniche dallo SdI, assegnando ad ogni cliente un Codice Destinatario e gestendo inoltre eventuali fatture ricevute via PEC.

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Semplifica i tuoi processi di fatturazione con:

  • Una soluzione pronta all'uso senza costi di infrastruttura e di gestione.

  • L’integrazione completa con i principali ERP e applicativi verticali.

  • Strumenti di collaboration, workflow e condivisione delle informazioni.

  • L’accesso immediato a tutti i servizi offerti da Archiva.

  • La garanzia della compliance normativa sia italiana che internazionale.

Funzionalità

Gestione di qualsiasi tracciato ERP

Smart.Invoice permette di emettere e di acquisire le fatture elettroniche, gestendo qualsiasi tracciato o formato generato dai sistemi ERP e convertendo tali formati in quelli richiesti dal Sistema di Interscambio.

Gestione di qualsiasi formato strutturato in ingresso

Smart.Invoice permette di gestire qualsiasi tracciato strutturato estratto dal sistema gestionale del cliente. Con un processo di Data Transformation il formato in ingresso viene trasformato nel formato richiesto dal Sistema di Interscambio.

Ricezione delle fatture elettroniche tramite canale accreditato

Smart.Invoice permette di ricevere le fatture dallo SdI tramite canale accreditato, assegnando al cliente un Codice Destinatario. Gestisce inoltre eventuali fatture ricevute via PEC dal Cliente.

Integrazione fattura

Smart.Invoice permette di integrare le fatture elettroniche passive, gestendo il formato trasmesso dal Sistema di Interscambio e convertendolo in quello richiesto dal Sistema ERP.

Firma e Caricamento

Smart.Invoice permette di firmare con certificato qualificato di Archiva le fatture elettroniche emesse verso il Sistema di Interscambio e le carica automaticamente sullo stesso.

Gestione Allegati

Smart.Invoice permette di allegare (manualmente o automaticamente) alla fattura elettronica emessa i documenti richiesti dal partner, evitando in tal modo il rischio di rifiuto della fattura. Per le fatture passive è in grado di estrarre gli allegati presenti nella fattura e di gestirli nel workflow documentale come richiesto dal cliente. È inoltre possibile generare ed allegare anche l’attuale tracciato EDI partendo da un unico file. Gli allegati possono inoltre essere integrati (tramite processi di Data Transformation come per l’EDI) ove necessario.

Monitoraggio e Gestioni Esiti

Smart.Invoice permette il monitoraggio del processo, dalla generazione al caricamento delle fatture elettroniche, e gestisce automaticamente gli esiti inviati dal Sistema di Interscambio riconciliandoli con la fattura originale. Consente inoltre di accettare o rifiutare le fatture ricevute tramite gli strumenti messi a disposizione dal Sistema di Interscambio.

Conservazione a norma delle fatture elettroniche e dei documenti collegati

Smart.Invoice fornisce un servizio di conservazione ed esibizione a norma delle fatture, ma anche degli esiti, già conforme alle nuove regole tecniche. È inoltre in grado di conservare gli allegati e legare automaticamente le fatture con gli altri documenti del ciclo dell’ordine creando un unico pacchetto di facile consultazione. La leggibilità è garantita attraverso fogli di stile che possono essere personalizzati con loghi e layout specifici.

Visualizzazione

Smart.Invoice fornisce la visualizzazione leggibile delle fatture elettronica emesse e ricevute, tramite un formato standard Archiva o formato personalizzato richiesto dal cliente, e ne permette l’invio via mail per poterne gestire la registrazione attraverso modalità tradizionali.

Arricchimento dati

Smart.Invoice consente di aggiungere informazioni alla fattura elettronica per gestirla correttamente all’interno dei sistemi documentali. Ad esempio permette di aggiungere la data di ricezione della fattura, i dati di registrazione (numero e data di protocollo), e/o altri dati utili all’indicizzazione delle fatture.

Gestione Multicanalità in Uscita e in Entrata

Smart.Invoice permette di gestire la multicanalità in uscita e in entrata indifferentemente dal canale scelto (SdI, EDI, mail, carta), partendo da un unico tracciato dati strutturato.

Vuoi sapere cosa devi fare per essere compliance con la normativa?

 

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