Captio: app cloud based per la compilazione delle note spese
Riconciliazione delle fatture elettroniche
Riconciliazione tra note spese e movimenti di carta di credito
Conservazione a norma
Grazie all’applicazione che abilita in un unico flusso digitale la programmazione, l’autorizzazione e la prenotazione del viaggio, nonché la rendicontazione, il monitoraggio, la riconciliazione, la contabilizzazione delle spese.
Grazie al processo digitale trasparente e monitorato in linea con le policy aziendali.
Grazie all’applicazione che permette ai trasfertisti di caricare le note spese e veicolarle direttamente all’azienda.
Grazie al servizio di conservazione digitale a norma di Archiva che garantisce l’esibizione certificata online dei documenti informatici e dei documenti analogici in ottemperanza a tutte le disposizioni di legge e normative DigitPA.
Tramite l’eliminazione delle attività manuali che riguardano la gestione delle spese aziendali.
Grazie alla scansione automatica dell’applicazione che elimina il processo manuale di inserimento dati.
Automazione nell’inserimento dei dati grazie al motore OCR per il riconoscimento degli scontrini.
Dematerializzazione degli scontrini eliminando il rischio di smarrimento.
Riduzione del tempo dedicato al controllo del rispetto delle procedure aziendali.
Riconciliazione automatica delle fatture con le note spese.
Riduzione dei costi sostenuti per l’attività di conservazione dei documenti cartacei.
Captio è la piattaforma cloud-based specializzata nella gestione digitale delle trasferte e delle spese sostenute. Il processo inizia dalla pianificazione del viaggio fino alla conservazione del report digitale delle spese, e acquisisce e categorizza i giustificativi di spesa con la app installata su smartphone, tablet o multifunzione. L’azienda dotata di Captio dispone di uno strumento moderno per il controllo delle spese, di uso facile e intuitivo, e realizza un risparmio consistente e misurabile.
La soluzione permette l’integrazione con l’ERP aziendale, grazie alla possibilità di export dei propri dati dalla piattaforma Captio e la loro successiva trasmissione che consente una comunicazione immediata tra i due sistemi.
Il processo abilita la conservazione a norma delle note di spesa e dei giustificativi. Questo processo permette all’azienda di digitalizzare le note spesa e i giustificativi in forma cartacea, avendo la certezza di essere compliant alla normativa.
Grazie all’utilizzo della piattaforma Pega, il processo di riconciliazione delle note spese con le fatture è ottimizzato. Il sistema è in grado di riconoscere le fatture di note spese che vengono automaticamente abbinate alla corrispondente voce di spesa in Captio.
Attraverso l’infrastruttura messa a disposizione da Archiva e dal sistema di gestione di riconciliazione dei giustificativi implementato in Pega, è possibile creare una funzione la cui finalità sia il controllo delle spese ottenuto mediante un controllo incrociato tra le spese registrate in Captio il cui metodo di pagamento indicato è la carta di credito aziendale e l’estratto conto di quest’ultima.