GESTIONE NOTE SPESE
Abbiamo sviluppato una soluzione completa e modulare per la gestione digitale delle note spese e del processo di approvazione e controllo delle stesse.
La soluzione si compone di quattro moduli, integrati in un’unica piattaforma:
Captio: app cloud based per la compilazione delle note spese
Riconciliazione delle fatture elettroniche
Riconciliazione tra note spese e movimenti di carta di credito
Conservazione a norma
Quali sono le sfide delle aziende?
- Elevato rischio di errori nell’inserimento dei dati.
- Elevata possibilità di perdita degli scontrini cartacei da parte dei trasfertisti.
- Elevato tempo dedicato da parte dell’ufficio amministrativo al controllo del rispetto delle procedure aziendali.
- Elevato tempo dedicato per l’attività di riconciliazione delle fatture con le note spese.
- Elevato tempo dedicato per l’attività di riconciliazione dei movimenti delle carte di credito con le note spese.
- Elevato rischio di frodi da parte dei trasfertisti.
- Elevati costi sostenuti per l’attività di conservazione dei documenti cartacei.
- Difficoltà nell’adempimento normativo per la corretta dematerializzazione delle note spese.
Il processo di gestione delle note spese con Archiva è così semplificato:
La Soluzione Archiva ti permette di:
Aumentare l’efficienza di processo
Grazie all’applicazione che abilita in un unico flusso digitale la programmazione, l’autorizzazione e la prenotazione del viaggio, nonché la rendicontazione, il monitoraggio, la riconciliazione, la contabilizzazione delle spese.
Aumentare il controllo sulle note spese
Grazie al processo digitale trasparente e monitorato in linea con le policy aziendali.
Ridurre i tempi di consegna e gestione delle note spese
Grazie all’applicazione che permette ai trasfertisti di caricare le note spese e veicolarle direttamente all’azienda.
Garantire la compliance normativa
Grazie al servizio di conservazione digitale a norma di Archiva che garantisce l’esibizione certificata online dei documenti informatici e dei documenti analogici in ottemperanza a tutte le disposizioni di legge e normative DigitPA.
Aumentare la produttività
Tramite l’eliminazione delle attività manuali che riguardano la gestione delle spese aziendali.
Eliminare il rischio di errori e di perdita di informazioni
Grazie alla scansione automatica dell’applicazione che elimina il processo manuale di inserimento dati.
Quali sono i vantaggi per il cliente?
Automazione nell’inserimento dei dati grazie al motore OCR per il riconoscimento degli scontrini.
Dematerializzazione degli scontrini eliminando il rischio di smarrimento.
Riduzione del tempo dedicato al controllo del rispetto delle procedure aziendali.
Riconciliazione automatica delle fatture con le note spese.
Riduzione dei costi sostenuti per l’attività di conservazione dei documenti cartacei.
Funzionalità
Captio
Captio è la piattaforma cloud-based specializzata nella gestione digitale delle trasferte e delle spese sostenute. Il processo inizia dalla pianificazione del viaggio fino alla conservazione del report digitale delle spese, e acquisisce e categorizza i giustificativi di spesa con la app installata su smartphone, tablet o multifunzione. L’azienda dotata di Captio dispone di uno strumento moderno per il controllo delle spese, di uso facile e intuitivo, e realizza un risparmio consistente e misurabile.
Integrazione della soluzione captio con ERP aziendale
La soluzione permette l’integrazione con l’ERP aziendale, grazie alla possibilità di export dei propri dati dalla piattaforma Captio e la loro successiva trasmissione che consente una comunicazione immediata tra i due sistemi.
Conservazione a norma
Il processo abilita la conservazione a norma delle note di spesa e dei giustificativi. Questo processo permette all’azienda di digitalizzare le note spesa e i giustificativi in forma cartacea, avendo la certezza di essere compliant alla normativa.
Riconciliazione delle note spese con fatture elettroniche
Grazie all’utilizzo della piattaforma Pega, il processo di riconciliazione delle note spese con le fatture è ottimizzato. Il sistema è in grado di riconoscere le fatture di note spese che vengono automaticamente abbinate alla corrispondente voce di spesa in Captio.
Modulo opzionale: riconciliazione spese da estratto conto carta di credito
Attraverso l’infrastruttura messa a disposizione da Archiva e dal sistema di gestione di riconciliazione dei giustificativi implementato in Pega, è possibile creare una funzione la cui finalità sia il controllo delle spese ottenuto mediante un controllo incrociato tra le spese registrate in Captio il cui metodo di pagamento indicato è la carta di credito aziendale e l’estratto conto di quest’ultima.