Dematerializzazione documenti
LATE.ARCHIVA
LATE.ARCHIVA è il servizio in outsourcing per l’archiviazione digitale e la dematerializzazione dei documenti e delle fatture del Cliente e ha l’obiettivo di formare il Pacchetto di Versamento da inviare al Sistema di Conservazione. Acquisisce i documenti sia in formato cartaceo che digitale.
TAGLIO DEI COSTI
LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI RIDUCE I COSTI DI GESTIONE ED ELIMINA I COSTI DELLA CONSERVAZIONE FISICA DELLA CARTA.
100% DISPONIBILITÀ
GARANTISCE ACCESSIBILITÀ, FRUIBILITÀ E CONDIVISIONE DEI DOCUMENTI E DELLE INFORMAZIONI IN ESSI CONTENUTE SENZA VINCOLI LEGATI ALL’ALLOCAZIONE FISICA.
SICUREZZA E CONTROLLO
GARANTISCE LA MASSIMA SICUREZZA DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DI DOCUMENTI E FATTURE E UN TOTALE CONTROLLO DELL’ATTIVITÀ E DEGLI ACCESSI.
Late.Archiva ti permette di:
Ridurre il costo di gestione dei documenti cartacei ed elettronici
Mediante l’acquisizione digitale dei documenti analogici cartacei e/o elettronici da archiviare, l’estrazione dei relativi contenuti e la pubblicazione sul sistema di gestione documentale.
Diminuire i tempi di ricerca dei documenti archiviati
Mediante la ricerca e la consultazione con più campi combinati tra loro o l’utilizzo di alcune parole chiave, oppure creando legami logici tra documenti, ad esempio l’intero ciclo d’ordine e di pagamento.
Adempiere alla normativa di legge che impone la non modificabilità dei documenti
Mediante la garanzia di non modificabilità dell’insieme dei documenti inviati ad Archiva, riassumendo gli stessi in un file contenente le impronte elettroniche dei documenti ricevuti, firmandolo con certificato digitale e apponendo la marca temporale rilasciata da una TSA (Time Stamp Authority) certificata.
Diminuire il costo del controllo e della gestione delle anomalie
Tramite la rilevazione automatica delle anomalie, come la mancanza di protocolli, l’esistenza di doppi o la presenza di documenti non conformi alle specifiche di progetto. Una struttura di help desk dedicata ti garantisce una tempestiva comunicazione di tali anomalie e ti fornisce una reportistica dettagliata di quanto riscontrato.
Garantire il processo di dematerializzazione documenti
Mediante un servizio di distruzione certificata dei documenti cartacei che garantisce la riservatezza e il processo con il quale gli archivi vengono gestiti. Attraverso la supervisione di un addetto Archiva, tutto il flusso operativo previsto viene seguito e, su specifica richiesta, è in grado di fornire la ripresa video di tutto il processo di dematerializzazione documentale.
Eliminare il rischio di perdita di informazioni e di interruzione del servizio.
Mediante un datacenter principale di proprietà che sfrutta un sistema storage enterprise in alta affidabilità ed un datacenter secondario per il servizio di disaster recovery. Il processo è certificato ISO:27001.
