CONSERVAZIONE DIGITALE
Il processo di conservazione digitale offerto da Archiva garantisce la tenuta nel tempo, sicura ed opponibile a terzi, di fatture e documenti, ottimizzando, semplificando e riducendo i costi dell’attività di archiviazione. Permette quindi al Cliente di liberarsi degli archivi cartacei ma soprattutto degli obblighi e della responsabilità della loro tenuta fino a 10 anni come previsto dal Codice Civile.
La conservazione sostitutiva diventa digitale
Il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale 12 marzo 2014, ha introdotto le nuove Regole Tecniche per la conservazione dei documenti informatici che vanno a delineare in modo chiaro e preciso il processo di conservazione documentale. Con l’arrivo delle nuove Regole Tecniche, il concetto di “conservazione sostitutiva” viene sostituito da quello di “conservazione digitale”.
Archiva, in qualità di Conservatore Accreditato AgID, ha allineato il proprio processo con le nuove Regole Tecniche sulla conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) dei documenti informatici e ha adeguato la propria organizzazione per rispondere a tutti i requisiti richiesti, tra cui affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria, necessari per svolgere l’attività di conservazione.
Il sistema di conservazione, secondo le Regole Tecniche, individua almeno 3 ruoli chiave, ossia il Produttore, l’Utente e il Responsabile della Conservazione.
Il Responsabile della Conservazione rappresenta la figura centrale del sistema di conservazione, ossia il soggetto che per legge ha l’obbligo di conservare un determinato documento, definire e attuare le politiche del sistema di conservazione e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia.
Il Responsabile della Conservazione ha l’obbligo di redigere il Manuale della Conservazione, che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità e gli obblighi dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento, il processo di conservazione, le infrastrutture utilizzate e altro ancora.
Gli oggetti della conservazione vengono sviluppati in appositi pacchetti informativi a seconda del momento in cui vengono prodotti ed utilizzati. Si distinguono in: Pacchetto di Versamento, Pacchetto di Archiviazione e Pacchetto di Distribuzione.
La conservazione può essere realizzata internamente al soggetto produttore dei documenti informatici da conservare, oppure affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’AgID.
Il processo di conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) di Archiva è strutturato in modo da permettere al Cliente la delega di tutto il processo di conservazione digitale, ossia Pacchetto di Versamento, Pacchetto di Conservazione e Pacchetto di Distribuzione, e non come spesso avviene, solo di una parte di esso.
Vantaggi
- Responsabilità in full-outsourcing del processo di conservazione digitale.
- Eliminare la copia cartacea dei documenti.
- Esibizione del documento originale anche da remoto (verifica ispettiva).
- Ridurre i costi della copia cartacea.
- Ridurre l’attività operativa da parte degli utenti dedicati all’attività di archiviazione.
- Aumentare la sicurezza dei dati grazie alle recenti tecnologie, nel pieno rispetto delle regole tecniche previste dalla normativa riguardante la conservazione digitale e sostitutiva.
- Aumentare il controllo per accesso dei dati e delle informazioni.
- Ridurre i tempi di controllo dell’archivio.
Fasi del processo
- Esecuzione Set di controlli sull’archivio
- Firma del Pacchetto di Distribuzione
- Pubblicazione sul sistema di consultazione
- Salvataggio delle informazioni su server con tecnologia WORM