Gli oggetti della conservazione sono sviluppati in appositi pacchetti informativi a seconda del momento in cui vengono prodotti ed utilizzati all’interno del sistema. Si distinguono in: pacchetto di versamento, pacchetto di archiviazione e pacchetto di distribuzione.

Le Regole Tecniche individuano almeno 3 soggetti chiave coinvolti nel processo di conservazione, ossia il Produttore, l’Utente e il Responsabile della Conservazione. Quest’ultimo rappresenta la figura centrale del sistema di conservazione, ossia il soggetto che per legge ha l’obbligo di conservare un determinato documento, definire e attuare le politiche del sistema di conservazione e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia.

Il Responsabile della Conservazione ha l’obbligo di redigere il Manuale della Conservazione, che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità e gli obblighi dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento, il processo di conservazione, le infrastrutture utilizzate e altro ancora.

La conservazione digitale dovrà garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la consultabilità dei documenti informatici, dal momento della presa in carico dal produttore sino all’eventuale scarto.

La conservazione può essere realizzata internamente dal soggetto produttore dei documenti informatici da conservare (in house), oppure affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’AgID (in outsourcing).