Evitare sanzioni
Nominare responsabili esterni
Delegare tutte le fasi del processo
Gli oggetti della conservazione sono sviluppati in appositi pacchetti informativi a seconda del momento in cui vengono prodotti ed utilizzati all’interno del sistema. Si distinguono in: pacchetto di versamento, pacchetto di archiviazione e pacchetto di distribuzione.
Le Regole Tecniche individuano almeno 3 soggetti chiave coinvolti nel processo di conservazione, ossia il Produttore, l’Utente e il Responsabile della Conservazione. Quest’ultimo rappresenta la figura centrale del sistema di conservazione, ossia il soggetto che per legge ha l’obbligo di conservare un determinato documento, definire e attuare le politiche del sistema di conservazione e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia.
Il Responsabile della Conservazione ha l’obbligo di redigere il Manuale della Conservazione, che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità e gli obblighi dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento, il processo di conservazione, le infrastrutture utilizzate e altro ancora.
La conservazione digitale dovrà garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la consultabilità dei documenti informatici, dal momento della presa in carico dal produttore sino all’eventuale scarto.
La conservazione può essere realizzata internamente dal soggetto produttore dei documenti informatici da conservare (in house), oppure affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’AgID (in outsourcing).
Permette l’esibizione certificata online dei documenti informatici conservati già adeguati alle nuove regole tecniche sulla conservazione digitale.
La dematerializzazione dei documenti riduce i costi di gestione ed elimina i costi della conservazione fisica della carta.
Garantisce accessibilità, fruibilità e condivisione dei documenti e delle informazioni in essi contenute senza vincoli legati all’allocazione fisica.
Permette di eliminare il rischio di perdita di informazioni e di interruzione del servizio mediante un datacenter principale di proprietà che sfrutta un sistema storage enterprise in alta affidabilità ed un datacenter secondario per il servizio di disaster recovery. Il processo è certificato ISO:27001.
Permette l’esibizione certificata online dei documenti informatici conservati già adeguati alle nuove regole tecniche sulla conservazione digitale.
La dematerializzazione dei documenti riduce i costi di gestione ed elimina i costi della conservazione fisica della carta.
Garantisce accessibilità, fruibilità e condivisione dei documenti e delle informazioni in essi contenute senza vincoli legati all’allocazione fisica.
Permette di eliminare il rischio di perdita di informazioni e di interruzione del servizio mediante un datacenter principale di proprietà che sfrutta un sistema storage enterprise in alta affidabilità ed un datacenter secondario per il servizio di disaster recovery. Il processo è certificato ISO:27001.
Il processo di archiviazione digitale proposto da Archiva ha l’obiettivo di organizzare, identificare e rendere accessibili in modalità controllata i contenuti dei documenti.
È in questa fase che si forma il Pacchetto di Versamento, secondo quanto predisposto dalle nuove regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici, da inviare al Sistema di Conservazione.
Il processo di conservazione digitale offerto da Archiva garantisce la tenuta nel tempo, sicura ed opponibile a terzi, di fatture e documenti, ottimizzando, semplificando e riducendo i costi dell’attività di archiviazione. Permette quindi al Cliente di liberarsi degli archivi cartacei ma soprattutto degli obblighi e della responsabilità della loro tenuta fino a 10 anni come previsto dal Codice Civile.
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ARCHIVA SRL – Sede legale e operativa: Via Spagna, 24 – 37069 Villafranca, Verona – CF / Partita IVA R.I. di VR: 03237470236 –
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