La documentazione necessaria al cessionario come prova dell’avvenuta spedizione o trasporto è di seguito riportata:

• possesso, da parte del venditore di una dichiarazione scritta dall’acquirente, da fornirsi entro il decimo giorno del mese successivo alla cessione, che certifichi che la merce sia stata trasportata o spedita dall’acquirente, o da un terzo per conto dello stesso acquirente, e che identifichi lo Stato membro di destinazione dei beni.

Tale dichiarazione deve indicare:

• data di rilascio;
• il nome e l’indirizzo dell’acquirente;
• la quantità e la natura dei beni;
• la data e il luogo di arrivo della merce;

nel caso di cessione di mezzi di trasporto:

• il numero di identificazione del mezzo di trasporto;
• l’identificazione della persona che accetta i beni per conto dell’acquirente.

In combinazione con almeno due dei seguenti elementi di prova non contraddittori, rilasciati da due diverse e indipendenti parti:

• documenti relativi al trasporto o alla spedizione dei beni, ad esempio:
  • un documento o una lettera CMR riportante la firma;
  • una polizza di carico;
  • una fattura di trasporto aereo;

• Oppure una fattura emessa dallo spedizioniere in combinazione con uno qualsiasi degli elementi di prova non contraddittori che confermano la spedizione o il trasporto, rilasciati da due parti indipendenti (gli stessi visti per il venditore).

Questi sono:

• una polizza assicurativa relativa alla movimentazione della merce o i documenti bancari attestanti il pagamento per la spedizione o il trasporto dei beni;
• documenti ufficiali rilasciati da una pubblica autorità, ad esempio da un notaio, che confermano l’arrivo della merce nello Stato membro di destinazione;
• una ricevuta rilasciata da un depositario nello Stato membro di destinazione che confermi il deposito della merce in tale Stato membro.