Nuove Linee Guida Agid

Nuove Linee Guida AgID: organizzazione e responsabilità dal 7 giugno 2021

Il 7 giugno 2021 entreranno in vigore le nuove “Linee-guida AgID” sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti amministrativi informatici e successivamente verranno applicate dopo 207 giorni.

Il sistema di conservazione non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma deve provvedere a conservare anche aggregazioni documentali insieme ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici.

La conservazione potrà essere realizzata all’interno o all’esterno dell’organizzazione titolare degli oggetti da conservare.

L’importante è che: “i requisiti del processo di conservazione, le responsabilità e i compiti del responsabile della conservazione e del responsabile del servizio di conservazione, e le loro modalità di interazione sono formalizzate nel manuale di conservazione del Titolare dell’oggetto della conservazione e nelle specifiche del contratto di servizio o dell’accordo. Tali modalità trovano riscontro anche nel manuale di conservazione del conservatore”.

Responsabilità nella conservazione

Per la Pubblica Amministrazione il Responsabile della conservazione deve essere interno, anche se la conservazione viene affidata all’esterno.

Per i privati invece vi è possibilità di individuare un Responsabile della conservazione esterno, purché sia terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione di verifica del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

Inoltre, se questa pratica viene data a terzi, il Titolare del patrimonio documentale da conservare resta comunque “responsabile”.

Il Responsabile della conservazione può delegare singole attività all’interno della propria struttura e, in caso di affidamento all’esterno, al responsabile del servizio di conservazione (ruolo interno al Conservatore): unica attività non delegabile resta quella della redazione del Manuale della conservazione che ogni Titolare deve redigere in proprio.

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