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Conservazione digitale: responsabilità dei soggetti interni

Le «Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici» pubblicate l’11 settembre 2020 sul sito AgID e in vigore dal 12 settembre contengono una novità di assoluto rilievo: la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione è sempre in capo al responsabile della conservazione nonostante l’esternalizzazione, in tutto o in parte, del processo ad un conservatore.

Le nuove linee guida cambiano quanto in utilizzo fino ad oggi, ovvero un responsabile della conservazione “formale” all’interno dell’organizzazione produttrice del documento che poteva delegare in toto o in parte le sue funzioni al conservatore, in qualità di responsabile del servizio di conservazione. La novità introdotta prevede che tale figura sia individuata in organigramma e nella persona di un dirigente o di un funzionario interno dotato delle necessarie competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.

Linee Guida AgID per la conservazione: ulteriori novità

Una ulteriore novità inserita nella nuova versione delle linee guida riguarda l’individuazione delle modalità operative per ottenere la certificazione di processo, necessaria per assicurare la corrispondenza tra contenuto e forma della copia informatica rispetto all’originale cartaceo.

È stato introdotto, inoltre, un incremento del numero e delle tipologie dei metadati funzionali all’indicizzazione di un documento inviato al sistema di conservazione.

Questo provvedimento sarà applicato in sostituzione delle precedenti regole tecniche dal 9 giugno 2021, ovvero dal 270mo giorno successivo all’entrata in vigore.

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