Rischi Gestione Nota Spese Cartacea

Nota spese cartacea: quali rischi?

Le note spese in azienda possono essere compilate e gestite in due modi: digitale o analogico.

Il processo analogico sfrutta il formato cartaceo per tutto il processo, mentre lo strumento digitale utilizza degli strumenti tecnologici per registrare, supervisionare ed approvare le spese.

L’approccio digitale aiuta ad aumentare l’efficienza del processo, ma quali sono i rischi connessi ad una gestione analogica delle note spese?

 

Creazione della nota spese

Nel processo analogico:

  • Il dipendente raccoglie gli scontrini relativi alle spese sostenute: molto spesso qualche scontrino viene perso, sgualcito o dimenticato.
  • Lo scontrino contiene solo le informazioni essenziali di data, partita iva e importo. Mancano altre informazioni che possono essere fondamentali per una corretta compilazione del report di note spese (es. con chi era a pranzo il collaboratore) e che possono essere dimenticate facilmente.
  • Compilazione della nota spese: il dipendente deve cercare ogni giustificativo di spesa relativo al mese appena intercorso. Sistematicamente, non appena la nota spese viene approvata, viene ritrovato un nuovo scontrino che avrebbe dovuto essere inserito.
  • Compilazione della nota spese: manualmente il collaboratore inserisce ogni spesa che deve essere rimborsata.
  • Dopo la compilazione, la nota spese è pronta e viene stampata e ad essa sono pinzati gli scontrini relativi alle spese elencate.

 

Supervisione della nota spese

  • Il supervisore riceve le note spese in maniera disorganizzata e tramite diversi canali: il rischio che vengano persi o dimenticati è molto alto.
  • Il tempo per controllare tutte le spese non c’è, di conseguenza vengono solo controllate quelle con importo maggiore: il rischio di frode è molto alto.
  • La nota spese corretta viene approvata, mentre vengono rifiutate le spese non conformi alle travel policy aziendali.
  • Può capitare che alcune spese non conformi alla policy sfuggano al controllo del supervisore e vengano approvate in quanto non controllate.
  • Se le spese vengono sostenute con carta di credito, ogni voce viene controllata manualmente dall’estratto conto, con dispendio di tempo, essendo un’attività time consuming.

 

Amministrazione della nota spese

Nel momento in cui la nota spese del collaboratore viene approvata, una persona del reparto amministrativo esegue un’attività di data entry manualmente e viene avviata la pratica per il rimborso delle spese aziendali.

Il processo eseguito in maniera analogica, come abbiamo visto, porta con sé numerose insidie che possono causare dei danni economici all’azienda. Una gestione digitale, mediante un sistema che sfrutta la tecnologia OCR, automatizza queste fasi di processo andando a ridurre in maniera notevole i rischi e gli errori umani.

Come gestire al meglio le note spese in azienda?

Archiva offre una soluzione basata sulle necessità delle aziende Clienti, per aiutarle ad ottimizzare il loro processo di gestione delle note spese.
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