Come Gestire Note Spese Efficiente

Come gestire le note spese in maniera efficiente

La gestione delle note spese è un tasto dolente per numerose aree aziendali: i dipendenti spendono parte del loro tempo durante l’orario lavorativo per compilare la nota spese e i reparti amministrativi spendono del tempo per la riconciliazione delle stesse con le fatture corrispondenti e per la correzione delle note spese errate.

Nel complesso il processo è molto articolato, con rimbalzi tra i dipendenti e l’amministrazione, con conseguente rischio di errore, non rispetto delle policy aziendali di trasferta e perdita di controllo in generale.

Uno studio di HRS del 2016, ha stimato che il tempo medio di compilazione di una nota spese è di 20 minuti, mentre il tempo medio necessario per la correzione degli errori nelle note spese è di 18 minuti.

Come tutti i processi aziendali, anche la gestione delle note spese può essere ottimizzata, rendendo il flusso di lavoro più efficiente e con meno sprechi.

Vediamo ora quali sono i punti di miglioramento del processo di gestione delle note spese:

Automazione

Come abbiamo potuto constatare dallo studio di HRS, la nota spese cartacea ha un costo elevato in termini di tempo e quindi anche di denaro. Attuare un processo di automazione digitale per la gestione delle note spese porterebbe un notevole vantaggio, riducendo il tempo dedicato alla compilazione aumentando quindi la produttività dei diversi uffici aziendali.

Il vantaggio non si limita tuttavia all’automazione della compilazione, ma soprattutto si può trovare nella fase di approvazione in carico ai responsabili e di contabilizzazione in carico all’amministrazione.

Ogni fase deve essere gestita in maniera veloce e precisa, abbattendo il rischio di errore: solo in questa eventualità il risparmio è effettivo e tangibile.

 

Trasparenza

Gli errori di compilazione, che siano effettivamente errori o frodi, possono impattare molto sull’azienda. Secondo lo studio di HRS sopramenzionato, una nota spese su 5 non è corretta, e il costo medio per la correzione delle note spese errate è di €48.

Un sistema automatizzato per la gestione delle note spese deve garantire trasparenza assoluta, mandando un alert per il controllo delle spese anomale.

L’altro lato nel quale c’è bisogno di trasparenza è quello della comunicazione tra dipendente, che compila la nota spese, e manager, che la approva: con la gestione “tradizionale” dei giustificativi di spesa non c’è trasparenza sullo stato di avanzamento di revisione da parte del supervisore.

 

Integrazione

Un sistema per la gestione delle note spese deve integrarsi con i diversi sistemi gestionali dell’azienda, per avere un carattere di effettiva utilità. Solo grazie ad un’integrazione completa il processo può essere fluido ed efficiente, garantendo un risparmio completo.

Best Practice

Per ottimizzare la gestione delle note spese e rendere efficiente il processo la soluzione migliore è quella della digitalizzazione dei documenti.

Il Legislatore è venuto incontro alle esigenze delle aziende dando la possibilità di conservare digitalmente le note spese, ma in due fattispecie:

  1. Documenti analogici originali unici: è possibile procedere con la dematerializzazione delle note spese solo se un pubblico ufficiale attesta la conformità della copia digitale. In seguito, è possibile la distruzione del documento cartaceo.
  2. Documenti analogici originali non unici: è possibile procedere con la dematerializzazione delle note spese senza alcun intervento da parte di un pubblico ufficiale.

 

I documenti analogici non unici sono la maggioranza dei documenti oggetto delle note spese; questi documenti sono quelli per cui è possibile risalire al contenuto mediante altre scritture o altre fonti certe, anche eventualmente in mano a terzi. Un esempio di questa tipologia di documenti è la fattura.

Per capire quali passaggi del processo sono essenziali per poter ottemperare in maniera corretta e rispettosa della normativa può essere utile rifarsi alla Risposta n. 388 del 20 settembre 2019 dell’Agenzia delle Entrate, la quale ha risposto all’interpello di una società di consulenza che domandava se “il relativo processo di conservazione, fosse in linea con la normativa di riferimento” e quindi se poteva essere ritenuto legittimo.

L’Agenzia delle Entrate ha convalidato la prassi proposta che consta di 5 passaggi:

  1. Il trasfertista fotografa il documento di spesa e lo invia al sistema centrale dove viene acquisito in PDF e trasferito in un database dove ogni modifica è impossibile.
  2. Il trasfertista compila la nota spese che viene firmata elettronicamente e successivamente controllata e approvata dal diretto responsabile.
  3. Archiviazione dei giustificativi, in maniera immodificabile.
  4. Conservazione dei giustificativi.
  5. Trasmissione dei file al Responsabile della Conservazione sostitutiva, che li firma digitalmente.
  6. Distruzione dei supporti analogici.

 

Nei riguardi di questo processo, l’Agenzia delle Entrate ha dichiarato: «il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese dei trasfertisti è correttamente perfezionato, in base al combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014, senza necessità che un pubblico ufficiale attesti, ai sensi del comma 2 del citato articolo 4, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico».

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