Come Gestire Spese Di Viaggio

Come gestire le spese di viaggio aziendali

L’organizzazione di un viaggio aziendale è un tema delicato, soprattutto perché implica una gestione delle risorse che deve essere ottimizzata e ben distribuita.

Questo processo può essere lento e noioso, tuttavia utilizzando degli strumenti digitali ed efficienti si può ottimizzare questo processo.

Come si possono ottimizzare le risorse aziendali?

 

Mobilità aziendale

Per impostare in maniera efficace la gestione delle spese è importante effettuare uno studio approfondito della mobilità aziendale. Se ci si concentra su questo aspetto è possibile evitare i costi superflui ed ottimizzare i processi.

I fattori più importanti da considerare sono:

  • Persone: fondamentale per l’organizzazione delle spese di trasferta è l’analisi dei dipendenti che devono muoversi per lavoro: più alto è il loro numero, più strutturata dovrà essere l’organizzazione.
  • Reparti aziendali: ogni reparto aziendale avrà diverse necessità di trasporto. Ad esempio, il reparto commerciale avrà delle necessità di mobilità diverse dal reparto amministrativo. Per ognuno di questi sarà necessario applicare una diversa politica.
  • Frequenza degli spostamenti: diversi collaboratori avranno necessità diverse, ad esempio un operatore che si muove diverse volte a settimana avrà un impatto diverso rispetto ad un collaboratore che si sposterà dalla sede aziendale una volta ogni tre mesi. Per preventivare i costi nella maniera più corretta ed affidabile sarà necessario fare una stima accurata dei viaggi mensili per lavoratore.

 

Travel policy

La politica delle spese è fondamentale per fare chiarezza su quali sono le spese a carico dell’azienda e quali sono non rimborsabili.

Questo documento deve essere costituito in maniera personalizzata, dato che le necessità sono diverse da azienda ad azienda.

Nello specifico, la travel policy si compone di più politiche, ma quelle che non devono mai mancare sono:

  • Rimborso: è importante stabilire un prezzo per chilometro, da utilizzare come riferimento nel caso in cui un collaboratore debba spostarsi per lavoro utilizzando la propria auto. Nel caso in cui abbia a disposizione un’auto aziendale, i costi saranno gestiti in maniera diversa.
  • Norme: come nel caso precedente, le politiche saranno diverse da azienda ad azienda. Fondamentale rimane però stabilire delle regole interne. Ad esempio, il tetto massimo di spesa per i pasti, per l’alloggio o per altre spese. Importante sarà anche stabilire se e come ruolo professionale e reparto di appartenenza andranno ad incidere sul tetto massimo di spesa.
  • Gestione degli scontrini: ogni azienda ha una politica diversa per la gestione dei giustificativi di spesa. Alcune aziende mantengono la gestione cartacea, mentre altre hanno provveduto a digitalizzare l’intero processo. In ogni caso, è importante fare chiarezza sulla conservazione degli scontrini e su come devono essere consegnati all’amministrazione per la compilazione della nota spese.
  • Viaggi internazionali: nel caso in cui un collaboratore si trovi ad affrontare un viaggio internazionale, entrano in gioco due diversi fattori: il cambio di valuta e l’assicurazione sul viaggio. È importante stabilire con quale moneta e con quale tasso di cambio verrà rimborsato e come sarà regolata la gestione dell’assicurazione di viaggio.

 

Quali sono le caratteristiche di una buona travel policy?

  • Chiara e concisa
  • Strutturata
  • Dettagliata
  • Esprime chiaramente le spese non rimborsabili, per evitare fraintendimenti

Il rimborso delle spese

Nel momento in cui la mobilità aziendale è stata analizzata e la travel policy è stata definita, lo step successivo è quello della definizione dell’iter procedurale per il rimborso delle spese.

Qual è il punto fondamentale per una gestione ottimale? Praticità, tutto deve essere organizzato nel modo più efficace per l’azienda.

Gli attori coinvolti in questo processo sono essenzialmente tre: il collaboratore, che richiede il rimborso della nota spese, il supervisore, che approva o rifiuta la richiesta di rimborso e l’amministrazione, che registra nel proprio gestionale i movimenti finanziari in uscita.

Ulteriore menzione è per gli strumenti tecnologici: questi ultimi sono infatti essenziali per una corretta ottimizzazione del processo, in quanto permettono di evitare errori, ottenere informazioni rilevanti e semplificare il modo in cui vengono prese le decisioni.

Uno strumento digitale con tecnologia OCR – Optical Character Recognition – permette una compilazione automatica dei dati richiesti per la pratica evitando ogni errore o dubbio umano.

 

Ottimizzare il processo di gestione delle spese

Per ottimizzare il processo di gestione delle spese di trasferta, ci sono alcuni strumenti che possono essere d’aiuto per rendere la procedura più efficace.

Ad esempio:

  • Auto aziendale: nel caso in cui il collaboratore utilizzi la propria auto per gli spostamenti di lavoro si generano molti documenti relativi al rimborso chilometrico. Utilizzando invece un’auto aziendale sarà sufficiente controllare il chilometraggio percorso.
  • Carta di credito aziendale: l’assegnazione di una carta di credito aziendale può facilitare i pagamenti necessari senza dover ricorrere ai rimborsi. Attenzione però, in quanto è necessario definire precisamente a quale uso assegnarle.
  • Agenzia di viaggio: l’organizzazione di viaggi di lavoro affidati ad un’agenzia esterna garantisce una standardizzazione delle spese di viaggio, rendendo anche più facile la previsione delle spese.
  • Tecnologia: per gestire le spese aziendali, come accennato in precedenza, l’utilizzo di un’app o di una piattaforma digitale può facilitare e ottimizzare in maniera importante la gestione delle spese aziendali.

 

I vantaggi sono:

  • Riduzione dell’errore umano: le più recenti app dotate di compilazione automatica grazie alla tecnologia OCR possono quasi azzerare gli errori di compilazione. Inoltre, grazie a delle separazioni predefinite, sono individuate immediatamente le spese a carico dell’azienda.
  • Trasparenza: con un software di gestione delle note spese, lavoratore, revisore e contabile sono inseriti nel medesimo flusso di lavoro, trasmettendo le informazioni in maniera chiara e trasparente.
  • Facilità di compilazione: il lavoratore che compila una nota spese in maniera digitale è facilitato nel rispetto delle scadenze e della compilazione dei campi grazie all’aiuto della tecnologia.

 

In conclusione, snellendo il processo rendendolo digitale è possibile ottenere dei vantaggi in rapidità, precisione e produttività, anche da un punto di vista economico.

Come gestire al meglio le note spese in azienda?

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