nota-spese-dematerializzazione

Nota spese: possibilità di conservazione anche in versione cartacea

Secondo la risposta 403/E dell’Agenzia delle Entrate del 9 ottobre 2019, l’obbligo del formato digitale vale solo per la fattura elettronica.

Questa conclusione, come commentato dal Prof. Benedetto Santacroce e dall’Avv. Alessandro Mastromatteo nell’articolo pubblicato sul numero odierno de “Il Sole 24 Ore”, sembra non del tutto coerente con un processo che punta ad una completa digitalizzazione dei flussi documentali.

Secondo l’Agenzia delle Entrate, la nota spese può indifferentemente essere conservata digitalmente o su supporto analogico, in quanto l’obbligo normativo di conservazione in formato elettronico – imposto dall’Art. 39 del Dpr 633/72 – vale esclusivamente per le fatture elettroniche e non per tutti gli altri documenti fiscalmente rilevanti.

Secondo gli autori dell’articolo, la gestione analogica di una parte del processo vanifica i benefici complessivi perseguiti e rende più difficoltoso il controllo dei dati di incrocio tra i rimborsi di spesa e i dati delle fatture elettroniche provenienti all’azienda dal Sistema di Interscambio.

Il processo di gestione della nota spese nasce totalmente come processo informatico; infatti, il giustificativo di spesa viene acquisito dal dipendente mediante scansione del documento e – attraverso un’autenticazione al portale dedicato alle trasferte – provvede a creare la nota spese elettronica che viene approvata o rifiutata dal responsabile aziendale.

Successivamente, i giustificativi di spesa sono inviati ad un sistema di conservazione, procedendo alla distruzione degli originali cartacei, dato che si tratta di documenti originali non unici perché il loro contenuto viene riprodotto nella contabilità.

Secondo gli autori, quindi, “da un punto di vista operativo e di semplificazione dei flussi documentali appare inopportuna e illogica la scelta di conservare su supporto analogico un documento, quale la nota spese, prodotto sin dall’origine come informatico.

Vuoi dematerializzare le note spese nella tua azienda?

Visita la pagina dedicata a CONcerno, il servizio di Archiva dedicato alla digitalizzazione di processi e sviluppato su misura delle esigenze dei nostri Clienti.