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I 5 problemi più comuni con SAP e la fattura elettronica

Circa un anno fa, a luglio 2018, LIDL la multinazionale tedesca del gruppo Schwarz, ha annunciato di aver abbandonato il noto ERP SAP, dopo un investimento di circa mezzo miliardo di euro per una serie di problemi persistenti che “nel tempo hanno reso poco intelligente e funzionale l’ambiente di lavoro” – (Fonte: Perché Lidl ha abbandonato SAP, 18 luglio 2018, Data Manager Online).

Archiva, negli anni ha sviluppato le sue soluzioni per potersi integrare con SAP e questo ruolo di intermediario ha permesso all’azienda di sondare il mercato e capire quelle che sono le esigenze più comuni tra i principali player italiani. Nello specifico, gli sforzi dell’ultimo anno si sono concentrati sul tema della fatturazione elettronica per sviluppare il servizio dedicato all’integrazione con SAP.

I problemi più comuni che si sono riscontrati con la fattura elettronica e SAP sono:

  1. Riconciliazione

    I nostri Clienti hanno notato una difficoltà nel riconciliare le fatture emesse da SAP con quelle presenti sul portale esterno di fatturazione elettronica, e, in caso di problemi, difficoltà a ricostruire tutti i passaggi di stato del documento ed identificare il punto in cui correggere il documento. Questa difficoltà nasce dal fatto che SAP permette di gestire in maniera completa i documenti di fattura, ma non è possibile l’emissione a norma con passaggio tramite Sistema di Interscambio come previsto dall’obbligo di fatturazione elettronica, costringendo le aziende a rivolgersi ad un fornitore terzo per l’emissione della fattura.

  2. Generazione del file XML

    La difficoltà della generazione del file XML all’interno di SAP nasce dal fatto che ci sia un sistema di produzione del file XML complesso e con molti passaggi, che quindi non agevola nella pratica gli uffici dediti alla fatturazione; il sistema potrebbe essere funzionale per un numero di fatture emesse ridotto, ma quando i numeri cominciano a crescere, la necessità diventa quella di un sistema più agile e veloce.

  3. Visualizzazione PDF

    Il rendering PDF della fattura elettronica su SAP è poco leggibile, non offrendo una chiara leggibilità del documento, e quindi è necessaria un’interpretazione e una conoscenza più in profondità dello strumento.

  4. Integrazione con il Sistema di Conservazione

    Un”altra difficoltà riscontrata è quella di riconciliazione tra quanto emesso da SAP, consegnato dal Sistema di Interscambio e messo in conservazione a norma attraverso i servizi di archiviazione documentale, a causa di una gestione del flusso documentale non unica, che passa attraverso diversi sistemi. La necessità emersa è quella di avere un flusso unico o comunque gestito end-to-end da uno stesso sistema.

  5. Difficoltà a conciliare i sistemi di fatturazione elettronica in nazioni diverse

    Questo problema è stato riscontrato principalmente nelle società o gruppi con filiali all’estero e che quindi condividono il sistema gestionale in quanto unico investimento, ma che hanno diversi processi di fatturazione elettronica nei diversi stati.

 

Il servizio di Archiva Smart.Invoice for SAP è nato seguendo queste necessità, e cercando di cucire su misura le soluzioni richieste per le esigenze specifiche dei nostri Clienti.

Come integrare la fattura elettronica all’interno del proprio sistema gestionale SAP?

Per una perfetta integrazione del proprio sistema gestionale SAP con il processo di fatturazione elettronica, Archiva propone la soluzione Smart.Invoice for SAP, che permette la riconciliazione delle fatture, la generazione del file XML, la visualizzazione del rendering PDF e l’integrazione con il sistema di conservazione.

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