fatturazione elettronica come adeguarsi

23 Gen Fatturazione Elettronica: come adeguarsi all’obbligo in 7 step

Nei mesi scorsi molte aziende hanno impegnato le loro agende per adeguarsi alla fatturazione elettronica, il nuovo obbligo normativo entrato in vigore il 1° gennaio 2019.

Tuttavia, a meno di un mese dall’entrata in vigore dell’obbligo, non mancano casi di aziende che siano deluse della propria scelta e non riescano ad essere efficienti come speravano, o di aziende che si rendano conto di non aver dato il giusto peso alla questione, trovandosi con delle soluzioni approssimative e non adeguate a gestire la fatturazione elettronica.

Se siete tra queste aziende, vi aiutiamo a capire come riprendere il controllo della situazione con 7 semplici step per adeguarvi alla fatturazione elettronica.

1. Capire se si rientra nell’obbligo di fatturazione elettronica

Obbligo o non obbligo? Questo è il problema! Prima ancora di pensare ad una soluzione, bisogna capire se si rientra tra i soggetti all’obbligo, o tra gli esonerati.

Difatti, solo la metà delle 5.830.500 partite IVA è soggetta all’obbligo di fatturazione elettronica, mentre la restante metà rientra tra coloro per cui la fatturazione elettronica è facoltativa.

Pur essendo esonerati dalla produzione di fatture elettroniche attivamente, bisogna comunque ricordarsi di predisporre una soluzione per la ricezione e la visualizzazione delle fatture elettroniche ricevute dai propri partner soggetti ad obbligo. 

2. Creare il giusto team

Può sembrare superfluo o scontato e molte aziende saltano totalmente questo passaggio, ma è necessario creare il giusto team che seguirà il progetto di fatturazione elettronica, sia nella fase iniziale di raccolta dei requisiti, sia nella scelta della soluzione e nella fase di predisposizione degli strumenti per la fatturazione.

Durante la fase di integrazione dei vostri sistemi operativi con la soluzione scelta per la gestione della fattura elettronica, è inoltre saggio tener presente gli user finali, ovvero coloro che effettivamente lavoreranno con gli strumenti per la generazione e la ricezione delle fatture. Loro più di chiunque altro possono aiutarvi ad avere una visione d’insieme più dettagliata, che tenga conto anche delle varie casistiche e dei possibili problemi pratici.

3. Capire le proprie esigenze e le proprie aspettative

Non tutte le soluzioni fanno al caso vostro. Ci sono soluzioni più o meno adatte a seconda della dimensione organizzativa aziendale, dei volumi documentali e del livello di digitalizzazione e tecnologia già presente in azienda.

Inoltre, bisogna capire se si vuole soltanto adeguarsi all’obbligo nell’immediato con una soluzione basica e senza troppi investimenti, o se si vuole cogliere l’occasione per una reingegnerizzazione dei processi della propria azienda, per apportare significative migliorie tecnologiche e fare un passo in più verso la totale digitalizzazione. 

4. Scelta della soluzione per la fatturazione elettronica

Una volta capite le proprie esigenze e aspettative, si può iniziare a valutare le varie proposte offerte dal mercato e indirizzarsi su quella che si pensa essere la migliore. Si può scegliere tra dei software per la fatturazione elettronica, o dei servizi in outsourcing meno impattanti, o tra gli strumenti gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate stessa.

Indipendentemente dalla vostra scelta finale, il consiglio è quello di chiedere consulenza a esperti del settore, che possano analizzare a fondo il vostro caso e indirizzarvi verso la strategia migliore.

5. Ottenere un codice destinatario

Una volta effettuata la vostra scelta, bisogna iniziare a munirsi dei primi strumenti utili alla fatturazione. Tra questi, quello sicuramente fondamentale è il codice destinatario rilasciato dall’Agenzia delle Entrate, che vi identifica univocamente e vi consente di ricevere le fatture elettroniche su un canale da voi prescelto.

6. Creare un’anagrafica clienti

Una volta scelta la soluzione e creato il giusto team, siete quasi pronti per affrontare la fatturazione elettronica. Prima di iniziare a fatturare, vi conviene crearvi un’anagrafica clienti, in cui inserire tutti i dettagli necessari per la corretta consegna delle fatture al vostro cliente: codice destinatario, partita IVA, ragione sociale, ecc.

Una volta creata la vostra anagrafica, in fase di fatturazione sarà molto più facile, veloce e intuitivo compilare il file XML della fattura con i dati del destinatario, poiché potrete scegliere il destinatario dalla vostra lista e i suoi dati verranno caricati in automatico, annullando la possibilità di errori manuali.

7. Scegliere il metodo di conservazione

Il processo di adeguamento normativo non si conclude con la fatturazione. Quindi, prima di esultare al riuscito invio delle vostre fatture, ricordate che vige l’obbligo di legge di conservare tutte le fatture elettroniche, sia inviate che ricevute e inclusive delle loro notifiche SdI, in formato digitale per 10 anni.

Dovrete quindi predisporre un sistema di conservazione a norma, o stipulando un accordo per il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, o chiedendo il supporto di un intermediario accreditato come conservatore AgID. Nella scelta, tenete presente la possibile necessità di:

  • mandare in conservazione anche eventuali allegati e altri documenti rilevanti;
  • consultare i documenti in qualsiasi momento, anche a distanza di anni; in questo caso, sarebbe indispensabile un servizio che vi permetta un’indicizzazione ad hoc per permettere all’archivio di essere facilmente fruibile.

Ora siete pronti per affrontare la fatturazione elettronica. All’inizio potrebbe sembrarvi difficile e complicato, potrebbe capitare di sbagliare la compilazione del file XML, o di avere dubbi riguardo ad alcuni dettagli normativi. Tuttavia, il progresso tecnologico è un’onda che non può e non deve essere arrestata, ma dovrebbe invece essere sfruttata a proprio vantaggio. L’importante è avere gli strumenti giusti a cui affidarsi per affrontarla.

Come possiamo aiutarti ad affrontare l’era della digitalizzazione?

Il team di Archiva è composto da persone preparate e disponibili, sempre pronte ad aiutarvi per consigliarvi la strategia migliore, non solo per quanto riguarda la fatturazione elettronica, ma per programmare insieme a voi una totale reingegnerizzazione dei vostri processi aziendali.

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