Guida Vademecum Fatturazione Elettronica

La Guida di Archiva alla Fatturazione Elettronica

1 Concetti di base

Iniziamo dai concetti fondamentali e basilari, per poi analizzare l’intero processo di fatturazione elettronica nel complesso.

1.1 Cos’è la fattura elettronica e a cosa serve?

La fattura elettronica è un documento creato digitalmente con un linguaggio elaborabile da sistemi informatici senza intervento umano, il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile, al fine da poterne garantire l’integrità.

La fattura elettronica è stata introdotta con la Legge di Bilancio 2018 e rientra tra le misure mirate ad aumentare la capacità dell’amministrazione di prevenire e contrastare efficacemente l’evasione fiscale e le frodi IVA.

Questa nuova procedura sarà quindi obbligatoria dal 1° gennaio 2019 per tutte le cessioni di beni e servizi effettuate tra soggetti privati residenti e stabiliti nel territorio nazionale, e tra la Pubblica Amministrazione.

Sono esclusi dall’obbligo:

  • coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
  • coloro che applicano il regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
  • il regime speciale degli agricoltori (articolo 34, comma 6 del Dpr 633/72);
  • le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari;
  • gli operatori sanitari per quanto riguarda le operazioni effettuate nel 2019 tracciate dalla tessera sanitaria (decreto legge 119/2018).

! ATTENZIONE !

Gli operatori in regime di vantaggio o forfettario possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.

1.2 Qual è il formato accettato per la fattura elettronica?

Il formato digitale ufficiale previsto dalla normativa si chiama eXtensible Markup Language, conosciuto più comunemente come XML. Non si tratta di un vero e proprio “formato”, ma di un tipo di linguaggio informatico, che predispone i dati all’elaborazione digitale.

La fattura in XML, chiamata anche XML SOGEI o FatturaPA o XML PA, è quella che il Sistema di Interscambio è predisposto a ricevere e riconoscere nativamente, ed è lo stesso formato introdotto nel 2008 con l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.

Il formato XML, al momento, è il solo e unico formato accettato dal Sistema di Interscambio, poiché completo di tutti i campi fiscali obbligatori per la fatturazione, come previsto dall’art. 21 e 21 bis del Dpr. 633/72.

Dal 18 aprile 2019, il Sistema di Interscambio dovrà accettare anche i 2 formati standard europei UBL e CII, come stabilito nella norma europea EN 16931-1:2017, con decisione di esecuzione UE 2017/1870 della Commissione Europea.

[Per approfondire, leggi anche “Fatturazione Elettronica: quali sono i formati ammessi?“]

1.3 Quali sono i campi obbligatori di una fattura elettronica?

Le informazioni minime obbligatorie previste per legge (art. 21 ovvero 21-bis del Dpr n. 633/1972) sono le seguenti:

  • ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
  • ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; in alternativa, in caso di soggetto stabilito nel territorio dello Stato può essere indicato il solo codice fiscale o il numero di partita IVA; in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’Unione europea, il solo numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento;
  • il numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco;
  • la data della fattura;
  • la descrizione della natura, della quantità e della qualità del bene ceduto o del servizio prestato;
  • l’imponibile, l’aliquota e l’Iva.

! ATTENZIONE !

Con “data fattura”, si intende la data di effettuazione dell’operazione per le fatture immediate. Per le fatture differite, invece, deve essere riportata la data di emissione, ovvero di trasmissione al SdI, poiché la data di effettuazione dell’operazione è riportata nei documenti di trasporto riportati nella fattura stessa.

1.4 Cos’è la fattura elettronica semplificata e quando si applica?

Una fattura di ammontare complessivo non superiore a 100 euro, nonché la fattura rettificativa di cui all’articolo 26, può essere emessa in modalità semplificata recando, come previsto dall’articolo 21, almeno i dati indicati al punto 1.3.

La fattura semplificata non può essere emessa per le seguenti tipologie di operazioni:

  • cessioni intracomunitarie di cui all’articolo 41 del decreto-legge 30 agosto 1993, n. 331, convertito, con modificazioni, dalla legge 29 ottobre 1993, n. 427;
  • operazioni di cui all’articolo 21, comma 6-bis, lettera a).

 

Con decreto di natura non regolamentare, il Ministro dell’economia e delle finanze può innalzare fino a quattrocento euro il limite di cui al comma 1, ovvero consentire l’emissione di fatture semplificate anche senza limiti di importo per le operazioni effettuate nell’ambito di specifici settori di attività o da specifiche tipologie di soggetti per i quali le pratiche commerciali o amministrative o le condizioni tecniche di emissione delle fatture rendono particolarmente difficoltoso il rispetto degli obblighi di cui agli articoli 13, comma 4, e 21, comma 2.

1.5 Come si genera una fattura elettronica?

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di:

  • un dispositivo come un PC, un tablet o uno smartphone
  • un programma (software) per la fatturazione elettronica che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.

1.6 Cos’è il Sistema di Interscambio e a cosa serve?

Il Sistema di Interscambio (chiamato spesso con l’acronimo SdI) è una piattaforma informatica gestita dall’Agenzia delle Entrate, utilizzata già per la trasmissione delle fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione, come stabilito dalla Finanziaria 2008.

Il Sistema di Interscambio riceve e invia le fatture elettroniche solo nel formato strutturato XML.

Le Linee Guida, all’allegato C) del D.M. n. 55/2013, precisano i compiti del Sistema di Interscambio:

  • fornire i servizi di accreditamento al sistema;
  • ricevere le fatture trasmesse in formato elettronico;
  • validare e gestire i flussi delle fatture;
  • effettuare verifiche sui dati trasmessi (integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza formale dei dati obbligatori di fattura);
  • indirizzare le fatture alle Pubbliche Amministrazioni destinatarie o ai privati soggetti passivi IVA;
  • notificare l’esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta;
  • inviare, nel caso di fatture destinate a pubbliche amministrazioni, alla RGS – Ragioneria Generale dello Stato i flussi informativi per il monitoraggio della finanza pubblica, alimentando contemporaneamente la PCC – Piattaforma Certificazione Crediti;
  • fornire supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con il SdI

 

Il Sistema di Interscambio non assolve alcun ruolo amministrativo.

[Per approfondire, leggi anche “Guida pratica al Sistema di Interscambio“]

1.7 Come si crea un canale accreditato al Sistema di Interscambio?

La richiesta di accreditamento di un canale per la trasmissione dei dati delle fatture può avvenire in 2 modi:

  • secondo le modalità descritte nella pagina “Accreditare il canale” del sito del Sistema di Interscambio (www.fatturapa.gov.it), raggiungibile seguendo il percorso Home > Strumenti; in questo caso, l’accreditamento comporta sia l’attivazione dei servizi che consentono la trasmissione dei file fattura (SDICoop per il canale Web-service, SPCoop per il canale Porta di Dominio, SDIFTP per il canale FTP), sia l’attivazione del servizio che consente la trasmissione dei file dei dati fattura (SDIDati per tutti e tre i canali);
  • attraverso l’interfaccia web per i servizi “Fatture e Corrispettivi” (Home > area “Dati Fattura” > Accreditamento) dove è possibile generare e trasmettere al Sistema di Interscambio la richiesta di accreditamento di un canale Web-service per attivare il solo servizio SDIDati; l’utente effettua in autonomia i test di connessione per verificare se riesce a raggiungere e richiamare il servizio esposto dal Sistema Ricevente e, a test conclusi, richiede il passaggio in produzione per l’accreditamento definitivo del proprio canale.

! ATTENZIONE !

La creazione di un “canale telematico” FTP o Web Service dovrà essere effettuata solo se un’azienda intende creare un canale telematico dedicato e sempre attivo (canale di tipo FTP o Web-Service) tra i suoi server e il Sistema di Interscambio.

Questa procedura, quindi, è rivolta a quegli operatori caratterizzati da un particolare grado di informatizzazione, capaci di gestire con continuità e con costante presidio di personale il sistema informativo collegato al SdI e che devono trasmettere un numero molto rilevante di file fatture elettroniche.

Per attivare questo canale telematico, inoltre, occorre stipulare un “accordo di servizio” con il SdI attraverso l’invio di una “richiesta di accreditamento”, cioè compilando un modulo online all’interno del quale vanno inseriti una serie di informazioni tecniche dettagliate (per maggiori informazioni si rimanda alle specifiche tecniche allegate al provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018).

Se occorre inviare poche fatture al giorno, è sufficiente utilizzare una PEC o il servizio web del portale “Fatture e Corrispettivi”.

1.8 Cos’è il Codice Destinatario e come si ottiene?

Il Codice Destinatario è un codice identificativo di 7 caratteri alfanumerici, diverso per ogni Partita IVA, che identifica il ricevente di una fattura elettronica.

Definisce l’indirizzo telematico a cui vengono inviate le fatture e serve per indicare al Sistema di Interscambio dove recapitare le fatture.

Una volta che un utente ha accreditato un canale per la ricezione delle fatture elettroniche destinate a clienti privati (non PA), può richiedere uno o più codici destinatario (fino ad un massimo di 100) attraverso l’accesso all’apposita sezione dell’area riservata (Strumenti Gestire il canale) del sito www.fatturapa.gov.it.

All’interno della sezione “Gestire il canale”, l’utente dovrà caricare la richiesta di accreditamento originariamente presentata. Il sistema verifica la genuinità della richiesta e abilita le voci di sottomenù tra le quali la Richiesta codici destinatario B2B, che avvia la procedura per ottenere in tempo reale i codici richiesti.

! ATTENZIONE !

Se un’azienda ha deciso di scegliere un intermediario, l’intermediario può assegnare lo stesso Codice Destinatario a più aziende. Sarà infatti poi compito dell’intermediario smistare correttamente le fatture dei propri clienti utilizzando la loro partita IVA (campo obbligatorio e ben definito del tracciato XML).

1.9 Cosa succede se non si possiede un Codice Destinatario?

Se non si ha un codice destinatario (o non lo si comunica al proprio fornitore), il fornitore inserirà solo il valore “0000000” nel campo “Codice Destinatario” della fattura, e il SdI non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest’ultimo in un’apposita area di consultazione riservata “Fatture e corrispettivi” nella homepage del sito dell’Agenzia delle Entrate (www.agenziaentrate.gov.it). Il fornitore dovrà poi consegnare al cliente una copia, anche su carta, della fattura, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

2 Processo di fatturazione elettronica

Ora che conosciamo le basi, passiamo ora alla parte più complessa dedicata alla spiegazione del processo di fatturazione elettronica nel suo insieme.

2.1 Come si invia una fattura elettronica ad un cliente?

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di Interscambio, altrimenti sono considerate non emesse.

Per trasmettere al SdI il file XML della fattura elettronica ci sono diverse modalità:

  1. si può utilizzare un servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC;
  2. si può utilizzare la procedura web ovvero l’App Fatturae messe a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate;
  3. si può utilizzare una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
  4. si può utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI direttamente o grazie ad un intermediario.

! ATTENZIONE !

Poiché il SdI opera come un “postino”, è necessario che – nel compilare i dati del cliente – si inserisca in fattura l’indirizzo telematico comunicato dal cliente (che può essere un “Codice Destinatario” alfanumerico di 7 cifre oppure un indirizzo PEC), altrimenti il “postino” non saprebbe dove recapitare la fattura.

Nel caso in cui il cliente non comunichi alcun indirizzo telematico oppure è un consumatore finale ovvero un operatore in regime di vantaggio o forfettario ovvero un piccolo agricoltore, sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000” ma il fornitore dovrà rilasciare al suo cliente una copia su carta (o inviarla per email) della fattura inviata al SdI comunicandogli anche che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate (per gli operatori Iva tale area è quella denominata “Consultazione -> Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”).

Si ribadisce che per inviare correttamente una fattura elettronica è indispensabile che al suo interno sia riportato l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore. Tale indirizzo potrà solo essere:

  • un indirizzo PEC, in tal caso occorrerà compilare il campo della fattura “Codice Destinatario” con il valore “0000000” (sette volte zero) e il campo “PEC Destinatario” con l’indirizzo PEC comunicato dal cliente
  • un codice alfanumerico di 7 cifre, in tal caso occorrerà compilare solo il campo della fattura “Codice Destinatario” con il codice comunicato dal cliente.

! ATTENZIONE !

L’operatore IVA può trasmettere direttamente la fattura elettronica oppure può farla trasmettere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche. Esempio: se l’operatore ha predisposto il file XML della fattura e vuole inviarlo autonomamente, potrà accedere con le sue credenziali al portale “Fatture e Corrispettivi” e usare il servizio di trasmissione oppure, se dispone di una PEC, potrà allegare al messaggio PEC il file della fattura; se l’operatore non dispone di una PEC, potrà concordare con il suo intermediario l’invio del file della fattura mediante la PEC di quest’ultimo. In definitiva, il “postino” (SdI) accetta le fatture elettroniche di un operatore IVA anche da una PEC o un canale telematico (FTP o Web Service) non direttamente gestito dall’operatore stesso.

2.2 Cosa fa il Sistema di Interscambio quando riceve una fattura?

Come anticipato, le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.

Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui sia molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SdI in quel momento.

2.3 Quali controlli effettua il Sistema di Interscambio?

Il Sistema verifica che:

  • siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge (art. 21 ovvero 21-bis del Dpr n. 633/1972), cioè:
  • gli estremi identificativi del fornitore e del cliente;
  • il numero e la data della fattura;
  • la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato;
  • l’imponibile, l’aliquota e l’Iva;
  • i valori della partita Iva del fornitore (cedente/prestatore) e della partita Iva oppure del Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria;
  • sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo «Codice Destinatario»;
  • ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva (ad esempio, se l’imponibile è 100 euro, l’aliquota è 22%, l’Iva sia di 22 euro).

! ATTENZIONE !

Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori Iva o consumatori finali), il SdI accetta anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui, però, il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, il SdI esegue controlli sulla validità del certificato di firma. Il SdI controlla inoltre che il file della stessa fattura elettronica non sia stato già inviato (duplicato).

2.4 Cosa succede se il Sistema di Interscambio scarta una fattura?

Se uno o più dei controlli non va a buon fine, il SdI “scarta” la fattura elettronica, che non viene considerata emessa, e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto (per spiegazioni più dettagliate di tali motivi si rimanda alle specifiche tecniche allegate al provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018).

La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla medesima PEC o al medesimo canale telematico (FTP o Web Service) da cui ha ricevuto la fattura elettronica.

Inoltre, la ricevuta di scarto viene sempre messa a disposizione nell’area autenticata “Consultazione > Monitoraggio dei file trasmessi” del portale “Fatture e Corrispettivi”, sia quando viene inviata con il servizio online del medesimo portale, sia quando viene inviata con la procedura web o l’App Fatturae gratuite, sia quando la fattura viene inviata con PEC o canale telematico.

A questo punto, il soggetto emittente ha tempo 5 giorni per correggerla e trasmetterla nuovamente al Sistema di Interscambio, conservando la stessa data e lo stesso numero di fattura.

Qualora l’emissione del documento con medesimo numero e data non sia possibile, ferma la necessità di procedere alla corretta liquidazione dell’imposta in ragione dell’operazione effettuata, è possibile in alternativa:

  • trasmettere lo stesso file, mantenendo la stessa data ma modificando il numero di fattura, come descritto dall’Agenzia delle Entrate nella circolare 13/E del 2 luglio 2018;
  • emettere una fattura con nuovo numero e data (coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI), per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna così da rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta;
  • emettere una fattura come sopra, ma ricorrendo ad una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, variamente viziato e scartato dal SdI.

2.5 Come si riceve una fattura elettronica da un fornitore?

Il fornitore invia la fattura al Sistema di Interscambio (direttamente o tramite intermediario) secondo le modalità descritte nel punto 2.1, e, in caso di esito positivo dei controlli previsti descritti nei punti 2.2 e 2.3, il SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico indicato nella fattura stessa. Pertanto, la fattura elettronica verrà recapitata alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) o al canale telematico (FTP o Web Service) che il cliente avrà comunicato al suo fornitore e che quest’ultimo (o il suo intermediario) avrà correttamente riportato nella fattura.

! ATTENZIONE !

L’operatore Iva può decidere di ricevere la fattura ad un indirizzo PEC direttamente a lui intestato o su un canale telematico (FTP o Web Service) direttamente da lui gestito. In alternativa, può farla ricevere per suo conto da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.

In definitiva, il “postino” (SdI) consegna le fatture elettroniche all’indirizzo PEC o sul canale telematico (FTP o Web Service) che legge dalla fattura, indipendentemente se questi sono direttamente riconducibili al cliente o meno.

Per essere quindi sicuri di ricevere correttamente una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita Iva e i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico (PEC ovvero Codice Destinatario di 7 cifre) che il fornitore dovrà riportare nella fattura affinché il SdI sia in grado di consegnare la fattura stessa.

Per rendere più sicuro questo delicato passaggio oltre che più rapido, agevolando il fornitore nella fase di acquisizione dei dati del cliente, tutti gli operatori titolari di partita Iva possono:

1) registrare preventivamente presso il SdI l’indirizzo telematico dove desiderano ricevere di default tutte le loro fatture;

2) generare e portare con sé un codice bidimensionale (QRCode) contenente il numero di partita IVA, tutti i dati anagrafici e l’indirizzo telematico di default comunicato preventivamente al SdI.

! ATTENZIONE !

Si ribadisce che nel caso in cui il cliente non registri al SdI l’indirizzo telematico o non comunichi alcun indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario di 7 cifre identificativo di un canale FTP o Web Service) al fornitore, e quest’ultimo inserisca il valore “0000000” nel campo Codice Destinatario della fattura, l’unico modo di recuperare la fattura elettronica per il cliente sarà quello di accedere nella sua area riservata di “Consultazione > Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Se il cliente è un consumatore finale, un operatore in regime di vantaggio o forfettario, o un piccolo agricoltore, il fornitore dovrà rilasciargli una copia su carta (o per email) della fattura inviata al SdI ricordandogli che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate (per gli operatori Iva tale area è quella denominata “Consultazione > Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”).

2.6 Come si conservano le fatture elettroniche?

Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet.

Anche l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è, come gli altri descritti in questa guida, accessibile dall’utente dall’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

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