Soluzioni Fatturazione Elettronica

04 Dic Soluzioni Fatturazione Elettronica: qual è quella giusta per la vostra azienda?

A meno di un mese dall’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, alcune aziende ancora non hanno scelto come adeguarsi alla normativa.

Le possibili soluzioni per la fatturazione elettronica sono molte. La scelta di quale soluzione adottare è una scelta importante a livello strategico, poiché può essere vissuta non solo come adeguamento normativo, ma come una reingegnerizzazione dei propri processi aziendali, con effetti e benefici a lungo termine. La scelta, quindi, cambia a seconda di come si percepisce questo momento di cambiamento e innovazione, e più profonda è questa percezione, più la soluzione da adottare deve essere ponderata e pianificata nei minimi dettagli.

 

Indice

 

Ma quali sono, quindi, le possibili soluzioni per la fatturazione elettronica tra cui scegliere?

Partiamo dal presupposto che non esiste una soluzione che vada bene per tutti, poiché dipende sempre dalle esigenze e dagli obiettivi.

Bisogna quindi analizzare la propria situazione e capire:

  1. Qual è il volume dei documenti coinvolto?
  2. Quanto è grande e complessa la vostra organizzazione?
  3. Quanto tempo e risorse volete dedicare al processo di fatturazione elettronica a breve e lungo termine?

 

In seguito, bisogna considerare le soluzioni valide per:

  • il ciclo attivo:
    • la generazione delle fatture in formato XML;
    • la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio;
    • la conservazione elettronica di fatture, allegati ed esiti;
  • il ciclo passivo:
    • la ricezione delle fatture elettroniche, con eventuale integrazione nell’ERP;
    • la conservazione elettronica delle fatture ricevute e dei documenti annessi.

Queste distinzioni sono importanti, poiché, da caso a caso, le modalità di una fase o dell’altra possono cambiare.

 

Le soluzioni possibili per professionisti e micro-imprese: ciclo attivo

Se avete un basso volume di documenti e un’impresa piccola e senza struttura organizzativa, probabilmente siete professionisti o microimprese.

Avrete sempre presumibilmente creato fatture cartacee, al massimo con il supporto di strumenti come Word o Excel, e non avrete nemmeno un software ERP o gestionale per l’emissione e avrete sempre fatto affidamento su un commercialista.

Nel vostro caso, la soluzione più idonea è anche la più semplice: necessitate di uno strumento poco complesso, immediato e con le funzionalità fondamentali, come ricezione ed emissione delle fatture, con conseguente conservazione.

Come prima opzione per la predisposizione e la trasmissione delle fatture, potete affidarvi al vostro commercialista, che può operare in vostra vece per generare l’XML, da inviare poi al Sistema di Interscambio tramite PEC o canale accreditato.

Nel vostro caso, se volete occuparvi direttamente del processo di fatturazione, possono tornare utili anche i 3 servizi che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente per predisporre le fatture elettroniche:

  1. una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete);
  2. un software scaricabile su PC (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete);
  3. un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete).

 

Per la trasmissione al Sistema di Interscambio della fattura, invece, potete considerare le seguenti modalità:

  • utilizzare un servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate, che consente l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC;
  • utilizzare la procedura web o l’App Fatturae messe a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate;
  • utilizzare una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;

 

Nel vostro caso, è sconsigliata l’opzione di crearsi un canale telematico (FTP o Web Service) direttamente con il SdI. Questa procedura è rivolta a quegli operatori che devono trasmettere un numero molto rilevante di fatture elettroniche, e sono caratterizzati da un grado di informatizzazione tale da gestire con continuità e con costante presidio di personale il sistema informativo collegato al SdI.

Per la conservazione elettronica, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale online “Fatture e Corrispettivi”.

 

Le soluzioni possibili per professionisti e micro-imprese: ciclo passivo

Una volta approvata dal Sistema di Interscambio, la fattura di un vostro fornitore la potrete ricevere attraverso 2 canali:

  1. indirizzo PEC a voi intestato: in questo caso, dovrete comunicare preventivamente al vostro fornitore il vostro indirizzo PEC;
  2. canale telematico FTP o Web Service (o creato e gestito da voi, o dal vostro intermediario): in questo caso, dovrete comunicare preventivamente al vostro fornitore il Codice Destinatario a 7 cifre. [Leggi anche “Lo sai cosa deve fare la tua azienda per ottenere il Codice Destinatario su cui ricevere le fatture?”]

 

Nel caso in cui non registriate al SdI l’indirizzo telematico o non comunichiate al fornitore alcun indirizzo telematico, il fornitore dovrà inserire il valore “0000000” nel campo “Codice Destinatario” della fattura. Dopodiché l’unico modo per recuperare la fattura sarà quello di accedere nella vostra area riservata di “Consultazione Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Anche le fatture del ciclo passivo vanno conservate elettronicamente a norma con le modalità suggerite per il ciclo attivo.

 

Le soluzioni possibili per piccole e medie imprese: ciclo attivo

Se i volumi di fatture e documenti annessi iniziano ad essere nell’ordine delle migliaia e la vostra azienda ha una struttura interna, seppur semplice, probabilmente siete una piccola-media impresa. Sicuramente avrete un gestionale amministrativo che vi produce la fattura, magari già nel formato XML adatto al Sistema di Interscambio.

Nel vostro caso, la soluzione ideale, oltre a dover essere piuttosto semplice, deve anche potersi integrare con il vostro gestionale, e dar modo all’ufficio amministrativo di ottimizzare tempi e risorse nella gestione del ciclo di fatturazione. La persona all’interno dell’azienda incaricata del progetto di fatturazione elettronica deve tener conto delle esigenze sia informatiche che operative, per capire quale sia la soluzione migliore al vostro caso.

Potreste innanzitutto contattare la software house che vi fornisce il gestionale e chiedere se sia disponibile un aggiornamento per produrre il file XML nel caso in cui il gestionale non lo produca già.

Sono sconsigliati, nel vostro caso, i servizi “fai da te” proposti dall’Agenzia delle Entrate per la generazione della fattura XML, poiché il processo vi porterebbe via troppo tempo.

In seguito, potete decidere la modalità di trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio tra:

  • creare un canale telematico (FTP o Web Service) diretto con il Sistema di Interscambio;
  • inviare le fatture tramite PEC (anche massivamente);
  • delegare il processo di trasmissione ad un intermediario.

Per quanto riguarda la conservazione elettronica, anche voi potreste prendere in considerazione il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, ma sarebbe preferibile e più semplice chiedere aiuto ad un ente privato, possibilmente un Conservatore Accreditato AgiD.

 

Le soluzioni possibili per piccole e medie imprese: ciclo passivo

Anche voi potrete ricevere la fattura di un vostro fornitore attraverso 2 canali:

  1. indirizzo PEC a voi intestato: in questo caso, dovrete comunicare preventivamente al vostro fornitore il vostro indirizzo PEC;
  2. canale telematico FTP o Web Service (o creato e gestito da voi, o dal vostro intermediario): in questo caso, dovrete comunicare preventivamente al vostro fornitore il Codice Destinatario a 7 cifre.

 

Se non avrete registrato al SdI l’indirizzo telematico o non avrete comunicato al fornitore alcun indirizzo telematico, il fornitore dovrà inserire il valore “0000000” nel campo “Codice Destinatario” della fattura. Dopodiché per voi l’unico modo per recuperare la fattura sarà quello di accedere nella sua area riservata di “Consultazione Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Per voi, comunque, la scelta migliore è affidare l’intero processo del ciclo passivo ad un intermediario, che vi integri il servizio di ricezione delle fatture direttamente con il vostro ERP, così da fornirvi poi le fatture sul vostro gestionale.

Anche le fatture del ciclo passivo vanno conservate elettronicamente a norma con le modalità suggerite per il ciclo attivo.

 

Le soluzioni possibili per le grandi imprese: ciclo attivo

Se, invece, appartenete ad una realtà più grande e complessa, con grossi volumi di fatture e con in uso ERP evoluti, siete una grande impresa, e quindi vi serve innanzitutto un aggiornamento dell’ERP per poter produrre il formato XML, nel caso in cui il software già non lo faccia.

La vostra società più di tutte necessita di una servizio su misura che, integrato al vostro gestionale, lo completi con tutte quelle funzionalità necessarie a gestire il processo di fatturazione elettronica in compliance con la normativa, come, ad esempio, la firma massiva automatica con delega all’intermediario.

Nelle grandi compagnie è infatti proprio l’intermediario che di solito gestisce e si fa carico dei flussi di dati da e verso il Sistema di Interscambio, occupandosi anche della conversione in altri formati standard accettati a livello europeo, quali ad esempio PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line).

Questa delega all’intermediario permette di:

  • Risparmiare tempo e risorse per attività che sarebbero ripetitive e a basso valore aggiunto
  • Personalizzare il servizio in base alle proprie esigenze e ai propri obiettivi a lungo termine
  • Avere un referente di fiducia, esperto nel settore, che si fa carico di questo nuovo processo digitale e vi aiuta costantemente al fine di ottenere tutti i benefici possibili.

È consigliabile, nel vostro caso, delegare anche la conservazione di fatture, documenti ed esiti dal SdI allo stesso intermediario, avendo cura di scegliere un conservatore che possa garantirvi stabilità e affidabilità, meglio, quindi, se appartenente all’elenco dei Conservatori Accreditati da AgiD.

 

Le soluzioni possibili per le grandi imprese: ciclo passivo

Per voi la soluzione più adatta prevede la ricezione delle fatture attraverso un canale telematico FTP o Web Service (o creato e gestito da voi, o dal vostro intermediario): in questo caso, dovrete comunicare preventivamente al vostro fornitore il Codice Destinatario a 7 cifre.

Se non avrete registrato al SdI l’indirizzo telematico o non lo avrete comunicato al fornitore, il fornitore dovrà inserire il valore “0000000” nel campo “Codice Destinatario” della fattura. Dopodiché per voi l’unico modo per recuperare la fattura sarà quello di accedere nella sua area riservata di “Consultazione à Dati Rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Per voi la scelta migliore per ottimizzare il processo e minimizzare gli errori dovuti all’intervento umano, è affidare l’intero processo del ciclo passivo ad un intermediario, che vi fornisca poi le fatture direttamente integrate e leggibili sul vostro gestionale, sollevandovi da qualsiasi altro compito che non sia legato al controllo e all’approvazione della fattura.

[Leggi anche “Come capire se hai bisogno di un intermediario per i tuoi processi di fatturazione elettronica?”]

Anche le fatture del ciclo passivo vanno conservate elettronicamente a norma con le modalità suggerite per il ciclo attivo.

Programma Fatturazione Elettronica

Queste macro-classificazioni possono aiutarvi dandovi un’indicazione generica di quale potrebbe essere la soluzione più adatta, ma non possono ovviamente automatizzare il processo decisionale, poiché, come già detto, i confini tra queste varie soluzioni sono spesso labili, e le variabili da considerare all’interno di un’organizzazione sono molteplici.

Per questa ragione, la decisione di affidarsi alla consulenza di un partner esperto, in grado di guidarvi nella vostra strategia di digitalizzazione, si rivela spesso la decisione idonea, sia che voi siate un libero professionista con alcuna competenza a livello fiscale, sia che siate una multinazionale con un intero reparto dedicato ai processi amministrativi.

Archiva è un intermediario dalla comprovata esperienza, che può guidarvi in questo momento di cambiamento e aiutarvi a capire quali siano le soluzioni migliori per la fatturazione elettronica. 

Archiva propone Smart.Invoice, il servizio in full outsourcing che automatizza il processo di fatturazione elettronica, garantendo la conformità alla normativa, un maggior controllo e un elevato grado di personalizzazione.

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