Formati Fattura Elettronica

28 Nov Fatturazione Elettronica: quali sono i formati ammessi?

Manca soltanto un mese all’avvio in Italia della fatturazione elettronica per il mondo B2B e B2C, e molte aziende stanno proprio in questi giorni apportando le modifiche necessarie ai propri processi amministrativi o implementando i sistemi gestionali, o utilizzando dei software per la fatturazione elettronica, o affidandosi ai servizi esterni offerti da degli intermediari. Tutto questo è necessario per poter effettuare dei test prima dell’avvio ufficiale del 1° gennaio 2019.

Il punto fondamentale per prepararsi a questo adeguamento tecnico e normativo è innanzitutto capire quali siano i formati di fattura elettronica accettati dal Sistema di Interscambio, e se i propri sistemi gestionali siano già predisposti all’emissione di tali formati.

 

Quali sono quindi i formati di fattura elettronica accettati?

Per prima cosa, definiamo il termine “fattura elettronica”: si tratta di un documento creato digitalmente con un linguaggio elaborabile da sistemi informatici senza intervento umano, il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile, al fine di poterne garantire l’integrità.

Come abbiamo detto, questo documento deve essere creato digitalmente in un formato elaborabile. Il formato digitale ufficiale previsto dalla normativa si chiama eXtensible Markup Language, conosciuto più comunemente come XML. Non si tratta di un vero e proprio “formato”, ma di un tipo di linguaggio informatico, che predispone i dati all’elaborazione digitale.

La fattura in XML, chiamata anche XML SOGEI o FatturaPA o XML PA, è quella quindi che il Sistema di Interscambio è predisposto a ricevere e riconoscere nativamente, ed è lo stesso formato introdotto nel 2008 con l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.

Il formato XML, al momento, è il solo e unico formato accettato dal Sistema di Interscambio, poiché completo di tutti i campi fiscali obbligatori per la fatturazione, come previsto dall’art. 21 e 21 bis del Dpr. 633/72.

Alcune difficoltà di conversione a questo formato colpiscono in particolare chi usa sistemi informatici globali, come SAP, Microsoft e Oracle, poiché non producono dei tracciati standard o addirittura mancano dei campi riguardanti alcuni dati fiscali obbligatori.

fattura xml

Cosa fare se il proprio gestionale non produce l’XML?

Poiché mancano pochi giorni all’introduzione dell’obbligo e molte aziende ancora non sono in grado di produrre il suddetto formato direttamente con i propri sistemi gestionali, vi sono altre soluzioni possibili per adeguarsi entro il 1° gennaio. Quella più logica prevede i seguenti step:

  1. scorporare i dati minimi obbligatori estratti dal proprio sistema gestionale per essere compliant alla normativa, semplificando così il processo di set-up del formato XML;
  2. inglobare la fattura analogica come allegato PDF al file XML della fattura per fornire tutti quei dati non obbligatori ma importanti a fini civilistici e commerciali, anziché avere due differenti canali di trasmissione (ovvero Sistema di Interscambio e invio tradizionale del documento leggibile);
  3. pianificare la futura implementazione della fattura in un XML completo di tutti i campi che si vogliono inserire, così da ottenere la piena integrazione di processo.

La soluzione sopra proposta può tradursi nella scelta di affidarsi ad un intermediario. A livello operativo, si può quindi fornire all’intermediario un tracciato semplificato solo con i dati obbligatori richiesti dal Sistema di Interscambio, o si può adottare un linguaggio semplificato proposto dall’intermediario stesso.

L’intermediario poi trasformerà questo tracciato semplificato nel XML richiesto, allegando eventuali documenti per fornire quelle informazioni aggiuntive importanti a fini civilistici e commerciali.

[Leggi anche “Come capire se hai bisogno di un intermediario per i tuoi processi di fatturazione elettronica?]

Quali sono i benefici nello scegliere il formato semplificato di un intermediario?

Se al momento non avete ancora predisposto i vostri sistemi gestionali e informatici alla generazione di una fattura in XML, la soluzione migliore è chiedere l’aiuto di un intermediario, che vi permetta di:

  1. adeguarvi in tempo all’obbligo per essere pronti a fatturare da gennaio;
  2. semplificare la fase iniziale di set-up, con conseguente abbattimento dei costi di questa fase, che normalmente richiederebbe un investimento maggiore;
  3. pianificare il set-up per la generazione di una fattura in un XML completo di tutti i campi extra in un secondo momento, con più calma e quando la situazione, sia a livello normativo che operativo, si sarà stabilizzata.
software fatturazione elettronica

Saranno ammessi in futuro altri formati per la fattura elettronica?

Come già spiegato, al momento l’unico formato accettato in Italia dal Sistema di Interscambio è il formato elaborato con il linguaggio XML. Tuttavia, l’intera Unione Europea punta a rendere elettronica la fatturazione: la direttiva 2014/55/UE, infatti, ha l’obiettivo di promuovere la diffusione della fatturazione elettronica negli appalti pubblici, garantendo l’interoperabilità semantica e migliorando la certezza del diritto. L’utilizzo di una norma comune europea sulla fatturazione elettronica e la definizione di un elenco limitato di sintassi garantiranno il raggiungimento di tali benefici nel mercato interno.

Proprio per questo motivo, il Comitato Europeo di Normazione (CEN), ha emesso nel giugno 2017 la norma europea EN 16931-1:2017, in cui vengono definiti gli elementi essenziali di una fattura elettronica e viene fornito l’elenco delle sintassi standard accettate (oltre a quelle ufficiali nazionali come l’XML PA italiano):

  • il messaggio Cross Industry Invoice, o CII, dell’UN/CEFACT;
  • i messaggi di fattura e nota di credito UBL definiti nella norma ISO/IEC 19845: 2015.

 

Con la decisione di esecuzione UE 2017/1870 della Commissione Europea, agli stati membri viene dato tempo fino al 18 aprile 2019 per adeguarsi alla normativa e implementare un sistema di fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione, basandosi sui formati sopra indicati.

L’Italia, che già ha predisposto un sistema di fatturazione elettronica per le PA, e che al 18 aprile avrà già in essere la fatturazione elettronica B2B, dovrà invece adattare il Sistema di Interscambio alla ricezione dei 2 formati standard europei, facendo sì che siano interoperabili con l’XML in uso in Italia.

In questo modo si punta ad uniformare e standardizzare i formati di fattura elettronica, per ottenere il massimo beneficio dall’automazione di processo, che renderà più semplici e controllate le operazioni economica all’interno dell’Unione Europea.

Archiva è un intermediario che può aiutarti a trasformare il tuo tracciato dati in un file XML accettato dal Sistema di Interscambio grazie a Smart.Invoice, il servizio in full outsourcing che automatizza il processo di fatturazione elettronica, garantendo la conformità alla normativa, un maggior controllo e un elevato grado di personalizzazione.

>> Scopri di più sul nostro servizio Smart.Invoice