Perché è indispensabile per la tua azienda attuare una strategia di digitalizzazione?

Sempre più negli ultimi tempi si sentono pronunciare parole come fatturazione elettronica, efficientamento di processi, digital disruption e, in particolare, dematerializzazione e digitalizzazione.

Parole che catturano, incuriosiscono e spaventano i professionisti di vari settori, che si sentono persi in questo vortice di cambiamento digitale che sta inesorabilmente modificando l’intera economia.

L’unica soluzione è fare un primo passo verso questo cambiamento, e provare a capire queste tematiche che non si conoscono, in modo da sopravvivere e, anzi, elaborare una strategia vincente.

Per poter elaborare questa strategia, bisogna innanzitutto conoscere e distinguere i termini di cui sentiamo parlare: dematerializzazione e digitalizzazione.

Pur venendo usati come sinonimi, si tratta in realtà di due concetti ben distinti: con dematerializzazione si descrive quel processo che permette ad un documento cartaceo di venire trasferito su un supporto digitale, diventando un perfetto sostituto con valenza legale dell’originale cartaceo.

Il processo avviene tramite l’impiego di strumenti professionali per scannerizzare o creare una copia del documento cartaceo in formato immagine non modificabile. In seguito, a questa copia digitale, affinché abbia validità, bisogna apporre dei riferimenti, come una firma digitale o una marcatura temporale.

Alla fine del processo, è richiesta la distruzione degli originali cartacei, che in alcuni contesti deve essere svolta secondo precisi standard, come lo standard DIN 32757, che prevede 7 diversi livelli di triturazione.

La digitalizzazione, invece, è un concetto superiore e avanzato rispetto alla semplice dematerializzazione: se questa è relativa soltanto ai singoli documenti, con la digitalizzazione si punta a rendere immateriale un intero processo, dalla creazione dei documenti fino alla loro gestione e conservazione. I documenti che nascono digitali in formato elaborabile sono la vera leva che permette di massimizzare i vantaggi di questa procedura.

La dematerializzazione, quindi, è solo il primo passo verso la vera efficienza di processo. Ciò a cui le aziende dovrebbero puntare è la totale digitalizzazione dei loro processi. Per poterlo fare, si possono attuare varie strategie in base ai documenti coinvolti nei diversi processi aziendali.

Fatture di vendita e di acquisto

La legge n. 205 del 27 dicembre 2017, conosciuta come Legge di Bilancio, prevede l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2019 per tutti i soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio Italiano, il che significa che da quella data tutte le fatture verranno create direttamente in formato digitale elaborabile XML, e dovranno essere trasmesse tramite il Sistema di Interscambio e conservate unicamente in formato digitale secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014.

Ciò significa che questo obbligo imminente offre alle aziende l’opportunità di rivisitare i propri processi del ciclo attivo e del ciclo passivo e digitalizzarli all’origine, portando così un significativo risparmio di risorse.

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Il DMEF 17 giugno 2014 offre inoltre la possibilità di conservare le pregresse fatture di vendita e di acquisto in formato digitale, permettendo quindi la loro dematerializzazione.

Altri documenti fiscali e scritture contabili

I documenti fiscali degli scorsi anni possono essere dematerializzati, come ad esempio i documenti di trasporto, le bolle di accompagnamento, i modelli delle dichiarazioni dei redditi ed Iva, i modelli di pagamento F24, le comunicazioni dei dati delle fatture emesse e ricevute, etc. La strategia migliore include comunque la digitalizzazione tutti i documenti correnti e futuri.

Lo stesso vale per le scritture contabili quali i registri IVA vendite ed acquisti, il registro dei corrispettivi, il libro giornale, i mastri contabili, il registro prima nota, il registro omaggi, il registro dei beni in comodato, etc.

Libri sociali obbligatori

L’art.2421 del Codice civile richiede che le società conservino i libri sociali obbligatori, come il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione. Dato che l’art.2215-bis del Codice civile sancisce che gli obblighi di numerazione e di vidimazione sono assolti apponendo una volta all’anno la firma digitale dell’imprenditore insieme ad una marca temporale, questi libri possono essere digitalizzati sin dalla loro redazione.

Contratti e scritture private

Contratti e scritture private, se redatti su carta, è meglio non vengano dematerializzati, dato che alcuni dettagli (ad esempio pressione della firma) non possono essere resi in formato digitale. Tuttavia, è sempre possibile e preferibile applicare un processo di digitalizzazione e crearli digitalmente in origine, sottoscrivendoli con firma digitale o con firma elettronica avanzata, come la firma grafometrica.

E-Mail e PEC

L’art.2219 secondo comma del Codice civile prevede che lettere e telegrammi ricevuti e spediti debbano essere conservati per almeno 10 anni. Nonostante il suddetto Codice civile risalga al 16 marzo 1942, può essere attualizzato affermando che le PEC e le e-mail devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni.

I messaggi PEC, così come anche le e-mail, devono quindi essere conservati in solo formato digitale secondo le regole di cui al DPCM 3 dicembre 2013, diversamente potrebbero non essere opponibili a terzi. Anche in questo caso, quindi, una strategia di digitalizzazione è la soluzione migliore.

File di LOG

I file di log sono dei documenti informatici generati e memorizzati dai server, che permettono di tracciare le attività svolte dagli utenti. Una loro digitalizzazione è consigliabile e dovrà essere accompagnata da una conservazione digitale conforme alle regole tecniche sancite dal DPCM 3 dicembre 2013, diversamente potrebbero essere inutilizzabili in giudizio.

In tutti i casi analizzati, la digitalizzazione è la scelta migliore a cui ambire per ottimizzare i processi, avere maggior controllo e risparmiare risorse.

Ma perché, vi chiederete voi, è davvero così necessario stravolgere con la digitalizzazione dei modus operandi diffusi, radicati, e, tutto sommato, efficaci?

Perché a nessuno, oggi, verrebbe in mente di pubblicare centinaia di migliaia di giornali stampando un carattere alla volta, un foglio alla volta.

Eppure, questa era la pratica attuata, finché qualcuno non pensò di rendere l’intero processo molto più efficiente… ed inventò la macchina per la stampa, rivoluzionando così non solo il settore del giornalismo, ma anche il modo di pensare il giornalismo e la diffusione delle informazioni.

Sicuramente all’inizio questa invenzione innovativa sarà stata ostacolata, e molti editori, spaventati, non avranno subito avuto fiducia, ritenendola un investimento troppo rischioso e dai costi troppo elevati. Questi editori sono coloro che si sono arresi. Le loro agenzie di stampa sono fallite, lasciando spazio a chi, invece, ha creduto nell’innovazione.

Oggi, come in molti altri momenti della storia caratterizzati da un’ondata di innovazione tecnologica, siamo nella posizione di scegliere se continuare ad aver paura e fare le cose come si è sempre fatto, restando il fanalino di coda di un’economia sempre più competitiva, o se cogliere l’occasione di migliorare davvero la propria azienda, sfruttando le innovazioni dell’era digitale, andando a stabilire dei nuovi parametri di efficienza ai quali gli altri cercheranno di adeguarsi.

In questo clima competitivo e in continuo cambiamento, un ruolo fondamentale lo gioca il Partner a cui vi affiderete per elaborare la vostra strategia digitale: il vostro obiettivo dovrebbe essere la massima efficienza nei processi documentali della vostra azienda, che solo tramite una loro totale digitalizzazione può essere davvero raggiungibile.

Non perdere l’occasione di innovare la tua azienda e i tuoi processi, vuoi sapere come fare?