27 Giu Come capire se hai bisogno di un intermediario per i tuoi processi di fatturazione elettronica?

L’obbligo di fatturazione elettronica, introdotto con la Legge di Bilancio 2018, si avvicina, e molte aziende ancora non sanno quali siano i passaggi necessari per essere compliant alla normativa.

È importante sottolineare come non si tratti solo di un adeguamento informatico. Come ricorda il Prof. Benedetto Santacroce, massimo esperto italiano in tema di fatturazione elettronica e digitalizzazione dei processi, l’adeguamento alla normativa “impone la revisione di processi interni con superamento di prassi operative consolidate, ma in molti casi non conformi alle regole fiscali”.

La prima fondamentale scelta per le imprese, data la necessità di operare tramite il Sistema di Interscambio, (leggi la Guida pratica al Sistema di Interscambio cliccando qui), è quella di capire se convenga accreditarsi autonomamente al Sistema e trasmettere e ricevere direttamente ogni fattura, o se sia preferibile affidarsi a un intermediario.

Come capire quindi quale sia la scelta migliore per la vostra azienda?

Innanzitutto, bisogna valutare i volumi delle fatture ricevute ed emesse: più fatture dovete gestire, più diventerà oneroso in termini di tempo e risorse gestirle direttamente con il Sistema di Interscambio. Invece, gli automatismi offerti dal servizio di un intermediario, che mette a disposizione dei propri clienti un canale accreditato, potrebbero aiutarti a semplificare l’intero processo. Ne deriva che, per i grandi gruppi, che devono gestire i cicli dell’ordine di varie ragioni sociali al loro interno, la complessità aumenta esponenzialmente.

Se, inoltre, la tua fattura deve essere accompagnata da altri documenti necessari al partner economico, l’ideale sarebbe poter utilizzare un servizio che consenta di allegare, in maniera manuale o automatica, altri file alla fattura XML da inviare, come anche, ad esempio, la copia leggibile della fattura in PDF.

Se hai necessità di verificare e approvare le fatture in entrata per integrarle nei tuoi sistemi gestionali, l’intermediario potrebbe introdurre nel processo dei workflow approvativi, che automatizzano e semplificando molto questa mansione.

Bisogna anche tener conto della possibile esigenza di approvare le fatture in uscita e, magari, apporre una firma elettronica qualificata: dato che il Sistema di Interscambio è molto rigido per quanto riguarda le tempistiche di gestione delle fatture, se più persone nella tua azienda devono aver modo di visionare, approvare e inoltre firmare le fatture prima dell’emissione, converrebbe avere un servizio che consenta questo tipo di attività nel modo più semplice e veloce possibile, anche con l’utilizzo di dispositivi mobile.

Altro fattore da considerare è proprio la rigidità del Sistema di Interscambio, che può scartare una fattura nel caso questa abbia degli errori di compilazione. Il servizio personalizzato offerto da un intermediario può evitare che questi scarti avvengano, se si predispone una procedura di verifica degli elementi della fattura prima che questa venga inviata al SdI.

Dato, infine, l’obbligo di conservazione elettronica per tutte le fatture trasmesse digitalmente e gli esiti ricevuti dal Sistema di Interscambio, è bene ricordare che l’Agenzia delle Entrate mette sì a disposizione un servizio di conservazione digitale a norma, ma questo servizio è limitato alle sole fatture elettroniche transitate attraverso SdI, senza tenere in considerazione altri importanti documenti di rilevanza fiscale. Quindi la scelta migliore, per scongiurare qualsiasi inconveniente in caso di contenziosi, è scegliere una soluzione che permetta di personalizzare il servizio di conservazione ed esibizione a norma, comprendendo tutti quei documenti dell’intero ciclo dell’ordine che possono tornare utili.

L’intermediario, in questo caso, si occuperebbe di predisporre i dati necessari per la Conservazione a Norma, introducendo dei controlli fondamentali per la corretta creazione dell’archivio delle fatture e di altri documenti importanti, con la possibilità di creare indicizzazioni ad hoc per una consultazione facilitata.

Qual è il vero valore aggiunto che un intermediario può offrirvi?

Rivolgersi al supporto di un intermediario può essere una scelta strategica, non solo per semplificare notevolmente il processo di fatturazione, ma anche per far sì che la fatturazione elettronica non resti soltanto un adempimento normativo, ma diventi un’opportunità di miglioramento per le aziende.

Come si può notare dallo schema, l’intermediario si fa carico di varie fasi del processo di fatturazione da e verso il Sistema di Interscambio, che altrimenti andrebbero svolte e seguite manualmente dal personale, e le automatizza, liberando tempo utile che può essere così dedicato ad attività di core business.

Come può aiutarti Archiva?

Archiva è al tuo fianco per supportarti nel processo di fatturazione elettronica con Smart.Invoice, il servizio in full outsourcing che automatizza il processo di fatturazione elettronica con il Sistema di Interscambio, garantendo la conformità alla normativa, un maggior controllo e un elevato grado di personalizzazione.

>> Scopri di più sul servizio Smart.Invoice