come accreditarsi al sistema di interscambio

06 Giu Guida pratica al Sistema di Interscambio

La Legge di Bilancio 2018, con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, ha stabilito che, a partire dal 1° gennaio 2019, la trasmissione delle fatture elettroniche per tutte le operazioni verso soggetti passivi IVA residenti o stabiliti nel territorio italiano debba avvenire attraverso il Sistema di Interscambio.

Per aiutarti a non essere colto impreparato, abbiamo creato una guida pratica sul Sistema di Interscambio e su tutte le sue funzionalità.

Cos’è il Sistema di Interscambio e a cosa serve?

Il Sistema di Interscambio (chiamato spesso con l’acronimo SdI) è una piattaforma informatica gestita dall’Agenzia delle Entrate, utilizzata già per la trasmissione delle fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione, come stabilito dalla Finanziaria 2008.

Il Sistema di Interscambio riceve e invia le fatture elettroniche nel formato strutturato XML PA. Ciò significa che gli operatori dovranno essere in grado di creare le fatture elettroniche nel formato supportato prima di veicolarle al Sistema.

Il Sistema non assolve alcun ruolo amministrativo.

Le Linee Guida,  all’allegato C) del D.M. n. 55/2013, precisano i compiti del Sistema di Interscambio:

  • fornire i servizi di accreditamento al sistema;
  • ricevere le fatture trasmesse in formato elettronico;
  • validare e gestire i flussi delle fatture;
  • effettuare verifiche sui dati trasmessi (integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza formale dei dati obbligatori di fattura);
  • indirizzare le fatture alle Pubbliche Amministrazioni destinatarie o ai privati soggetti passivi IVA;
  • notificare l’esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta;
  • inviare, nel caso di fatture destinate a pubbliche amministrazioni, alla RGS – Ragioneria Generale dello Stato i flussi informativi per il monitoraggio della finanza pubblica, alimentando contemporaneamente la PCC – Piattaforma Certificazione Crediti;
  • fornire supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con il SdI.

Come utilizzo il Sistema di Interscambio?

Per inviare le fatture tramite il Sistema, è necessario essere in grado di creare le fatture nel formato XML e trasmetterle al Sistema attraverso uno dei canali disponibili. Inoltre, è necessario essere fornititi di una delle seguenti credenziali:

  1. Pin Agenzia Entrate: Fisconline
  2. Carta Nazionale dei Servizi (CNS)
  3. Pin di identità digitale (SPIN)

 

Per poter utilizzare il Sistema di Interscambio dal punto di vista della ricezione, agli operatori è invece consigliato di effettuare una procedura di pre-registrazione all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle Entrate, durante la quale il Sistema individuerà il canale di trasmissione predefinito dall’operatore, collegato alla partita IVA.

Nello specifico, ad esempio, se l’operatore inserirà il proprio indirizzo di posta PEC, da quel momento il Sistema riconoscerà solo quel canale come predefinito per quel preciso operatore. Ciò significa, in termini pratici, che quando un cessionario/committente X dovrà ricevere una fattura, il Sistema la consegnerà attraverso quel canale predisposto, indipendentemente da ciò che il fornitore Y avrà indicato nei dati di consegna, evitando così eventuali errori o perdite di documenti, grazie alla riconciliazione della partita IVA, indicata anch’essa durante la fase di pre-registrazione.

Chi non effettua la pre-registrazione, riceverà la fattura sul canale indicato in fase di compilazione dal mittente.

Quali sono i canali di comunicazione tra cui poter scegliere?

La comunicazione tra l’operatore economico e il SdI, nonché tra quest’ultimo ed il destinatario della e-fattura, può avvenire attraverso uno dei seguenti canali:

  • sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, nonché l’integrità del contenuto delle stesse;
  • procedura web o App;
  • previo accredito al SdI, mediante l’applicazione web service;
  • sistema di trasmissione dati tra terminali remoti (FTP).

Quali esiti posso ricevere dal Sistema di Interscambio e come devo comportarmi?

Una volta creata la fattura nel formato previsto, la stessa deve essere inviata al Sistema entro 24 ore. Il Sistema effettuerà dei controlli sui dati di compilazione fondamentali, riguardanti l’identificazione del soggetto fiscale, e si possono verificare 2 possibilità:

1 – La fattura viene verificata e validata correttamente dal Sistema, che la inoltra al destinatario tramite il canale indicato dal mittente in fase di compilazione (o tramite il canale individuato dal destinatario in precedenza nel caso in cui si sia pre-registrato al Sistema). A questo punto, possono verificarsi 2 eventualità:

  • Entro 5 giorni, la fattura viene correttamente consegnata al destinatario e viene considerata emessa. Come data di emissione viene quindi intesa la data fattura inserita in fase di compilazione sul file XML nel campo “Data”, per semplificare la registrazione della stessa nei sistemi aziendali. Il Sistema notifica quindi il mittente dell’avvenuta consegna. La data di ricezione per il destinatario è quella in cui il Sistema ha effettivamente inviato la fattura, con successo, al destinatario, ed è la data da considerare per le detraibilità dell’imposta.
  • Il Sistema non riesce a consegnare la fattura al destinatario. Riprova la procedura di consegna per 5 giorni, al termine dei quali notificherà il mittente della mancata consegna. A questo punto spetterà al mittente contattare il proprio operatore economico per capire il motivo del malfunzionamento. La fattura verrà comunque messa a disposizione nell’area web riservata dell’Agenzia delle Entrate anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica. Per il cessionario, ai fini della detraibilità IVA, la data di ricezione è rappresentata dalla data di presa visione della stessa sul sito.

 

2 – Durante la fase di controllo, il Sistema trova degli errori di compilazione (come ad esempio una struttura errata dell’XML, o la non univocità della fattura, o la partita IVA errata, ecc…) e respinge quindi la fattura, notificando il mittente. La fattura in questo caso si intende non emessa. In caso di scarto, essendo certificata la data di spedizione, l’operatore avrà tempo 5 giorni per ritrasmettere la fattura corretta senza incorrere in sanzioni.

Se si decide di sottoscrivere digitalmente il documento, con una firma digitale, il Sistema controlla anche questo dato.

Le notifiche di esito vengono inviate dal SdI tramite lo stesso canale utilizzato per la relativa fattura; se, per motivi non dipendenti dal SdI, il canale risultasse temporaneamente non disponibile (es. casella PEC piena), il Sistema effettua fino ad un massimo di 6 tentativi di invio (per 3 giorni, ogni 12 ore), terminati i quali il processo si completa e cedente potrà verificare lo stato della fattura attraverso le funzionalità di monitoraggio e consultazione.

Quando posso considerare la fattura emessa?

Per l’emittente, la data di emissione, e di conseguenza quella di esigibilità dell’imposta, è quella apposta sulla fattura e risultante dal tracciato XML. In particolare, occorre guardare a quanto indicato nel campo “Data” della sezione “Dati generali” del file.

L’emissione vera e propria della fattura si ha tuttavia solamente al superamento dei controlli formali realizzati dal Sistema, con invio all’emittente, al momento della consegna al destinatario, di una ricevuta che conferma il buon esito del processo di controllo e di recapito (o di messa a disposizione del file strutturato).

La ricevuta di consegna, inviata in caso di esito positivo, contiene anche l’indicazione della data di consegna della fattura. In caso di scarto l’emittente dovrà emettere una nota di variazione interna, provvedendo alla rielaborazione del file e alla sua trasmissione, con una nuova spedizione, al Sistema di Interscambio.

Quando posso chiedere la detrazione dell’IVA?

Per il destinatario, la fattura si ha per ricevuta nel momento in cui la stessa risulta essergli stata recapitata. In altri termini, la data da cui decorrono i termini di detraibilità dell’imposta coincide con la data di ricezione come attestata dai canali telematici di ricezione, oppure dalla data di presa visione della fattura stessa nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.

La data di consegna della fattura è individuata sulla base del canale di trasmissione utilizzato dal destinatario:

  • in caso di utilizzo della casella PEC, la data di consegna coincide con quella presente all’interno della ricevuta di consegna inviata al Sistema dal gestore di PEC del soggetto ricevente;
  • se si utilizza il canale accreditato SdICoop, la data è quella indicata all’interno della “response” del servizio esposto dal soggetto ricevente;
  • con il protocollo ftp, la data da considerare è quella in cui termina con successo la trasmissione del supporto.

In caso, infine, di mancato recapito della fattura al destinatario per problemi tecnici, con conseguente messa a disposizione nell’area autenticata dei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, il Sistema di Interscambio informa l’emittente, il quale poi è tenuto a comunicare al destinatario la disponibilità della fattura stessa. In questa ipotesi, la data di ricezione, ai soli fini della detraibilità IVA, coincide per il destinatario con il momento in cui il cessionario/committente entra nella sua area riservata e prende visione della fattura.

Come invio una fattura a qualcuno nel regime dei minimi?

Se la fattura elettronica è destinata ad un operatore economico nel regime forfettario o nel regime dei minimi, che sono esonerati dall’obbligo della fattura elettronica, il Sistema di Interscambio dà la possibilità di indicare nel campo “Codice Destinatario” un codice convenzionale.

Come gestisco una fattura transfrontaliera?

Per le fatture verso e da soggetti non residenti, la comunicazione mensile potrà essere adempiuta per le sole fatture attive, trasmettendole al Sistema di Interscambio in formato XML e inserendo come “Codice destinatario” il codice convenzionale <<XXXXXXX>>.

Come devo gestire le note di variazione?

Se il destinatario deve reclamare la fattura, chiedendo un reso o uno sconto, non può più emettere una nota di debito, che non viene gestita dal Sistema di Interscambio, ma deve necessariamente richiedere ed aspettare la nota di credito da parte del mittente.

Una volta emessa la fattura, cos’altro è necessario fare?

Se il Sistema ha correttamente validato la fattura, essa viene considerata emessa, e resta caricata sul Sistema di Interscambio. È obbligatorio per gli operatori economici conservare almeno il PDF della fattura, oltre ai messaggi di esito del Sistema di Interscambio che accreditano l’avvenuta emissione.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI all’interno di un’area riservata del sito web. I file delle fatture elettroniche correttamente trasmesse al SdI sono disponibili nella citata area riservata sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI.

Diverso il discorso per la conservazione elettronica delle fatture transitate tramite SdI, le quali andranno infatti conservate a norma o avvalendosi del servizio messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate previa sottoscrizione di un apposito accordo di servizio, oppure utilizzando un conservatore esterno o interno.

Avvalersi del servizio dell’Agenzia limita la possibilità di conservazione alle sole fatture elettroniche, escludendo altri documenti a rilevanza anche fiscale, quali ad esempio libri e registri contabili; il servizio, inoltre, richiede l’accesso ai documenti conservati tramite il portale dell’Agenzia effettuando apposite richieste di esibizione, che non necessariamente restituiscono il set documentale in tempi brevi.

Altro tema quello della indicizzazione dei metadati: il servizio dell’Agenzia si limita a quelli minimali richiesti fiscalmente, mentre le imprese potrebbero avere necessità di ricercare i documenti con tutta una serie di indici liberamente definibili con un conservatore privato.

Per gestire al meglio l’interno processo di fatturazione elettronica, dalla creazione del formato richiesto dal Sistema di Interscambio, fino alla conservazione digitale e all’esibizione a norma di tutti i documenti di rilevanza fiscale, Archiva propone Smart.Invoice, un servizio totalmente in outsourcing che permette di inviare e ricevere tutte le fatture elettroniche (B2B, B2G, B2C), integrandole in maniera personalizzata all’interno dei tuoi processi aziendali, garantendo la totale compliance normativa.

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