21 Lug Risoluzione 96/E del 21 luglio 2017 – Gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi

Con la Risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017, l’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti sulla gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi e sulla loro conservazione elettronica.

Alla base della Risoluzione 96/E/2017, vi è l’interpello che Validata Srl, partner di Archiva da oltre 13 anni, ha presentato alla Direzione Regionale Piemonte il 3 marzo 2017, ricevendone riscontro con parere della Direzione Centrale Normativa il 29 maggio 2017.

Il processo digitale di gestione delle note spese e dei relativi giustificativi che viene considerato nell’interpello prevede le seguenti fasi:

1. Formazione del giustificativo informatico

Il dipendente fotografa il documento di spesa (scontrino, ricevuta, biglietto) direttamente con un dispositivo mobile in suo possesso, come lo Smartphone o il Tablet. Il documento così trasformato viene acquisito da un sistema software che rende il documento informatico statico ed immodificabile.

2. Formazione della nota spese

Il dipendente forma la nota spese direttamente sul proprio sistema accedendo allo stesso attraverso le proprie credenziali (ID e Password). La nota spesa, così creata, è sottoscritta con firma elettronica. La stessa contiene la dichiarazione del dipendente e le immagini dei giustificativi di spesa.

3. Controllo e approvazione

La funzione aziendale preposta al controllo e all’approvazione delle note spese tramite un’applicazione web effettua i relativi accertamenti. Tali accertamenti consentono di visionare i documenti e di escludere tutti i documenti di spesa non inerenti alla trasferta o non corretti. Al termine delle verifiche l’ufficio liquida la nota spesa e l’ammette al pagamento in favore del trasfertista.

4. Conservazione

La nota spesa, una volta approvata ed ammessa al pagamento, viene registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica. Questo servizio, che può essere gestito in proprio dall’azienda o fruito presso un provider qualificato, corrisponde ad un sistema di conservazione a norma, eventualmente erogato da un provider accreditato presso AgID (scelta obbligata se l’azienda è una Pubblica Amministrazione). Il processo di conservazione terminerà con l’apposizione di una firma conforme all’articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014.

5. Distruzione dei giustificativi analogici

Solo dopo aver avuto conferma formale del completamento della procedura, il trasfertista potrà distruggere i giustificativi analogici di spesa con modalità sicure previste dall’azienda.

6. Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti

Da questo momento in poi, indipendentemente dalla scelta del sistema di conservazione documentale a norma, l’esibizione dei documenti avverrà solo in modo dematerializzato.

 

L’Agenzia delle Entrate, valutando questo processo conforme alle normative vigenti, afferma inoltre che i documenti possono essere conservati solo elettronicamente ed esibiti alle autorità in questo formato, specificando che:

  • se si tratta di documenti analogici originali non unici, questi avranno piena validità fiscale con il semplice utilizzo della procedura informatica;
  • se si tratta invece di documenti analogici originali unici, avranno piena validità fiscale con l’utilizzo della procedura informatica e con l’intervento del pubblico ufficiale.

 

Inoltre, la risoluzione chiarisce che i giustificativi provenienti da soggetti residenti in Stati che non hanno attivato con l’Italia alcuno strumento per la reciproca assistenza in materia fiscale andranno comunque trattati come originali unici.

 

Scarica la Risoluzione n. 96/E/2017