Scade oggi l’obbligo di adeguamento dei sistemi di conservazione alle nuove regole tecniche

Scade oggi, 11 aprile 2017, il termine ultimo per adeguare i propri sistemi di conservazione alle nuove regole tecniche definite dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

Infatti è da oggi che viene meno la delibera CNIPA n. 11 del 2004 recante le “regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”, che venne emanata in attuazione delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al D.P.R. 445 del 2000.

L’art. 14 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 prevede che “I sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del presente decreto sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall’entrata in vigore del presente decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al presente decreto”.

I 36 mesi di cui parla l’art. 14 verranno dunque a scadenza proprio oggi, 11 aprile 2017. Questo significa che tutti i sistemi di conservazione dei documenti informatici dovranno essere adeguati alle disposizioni di cui al citato D.P.C.M. con definitiva archiviazione delle disposizioni della delibera CNIPA.

L’adeguamento alle nuove regole tecniche vale per tutti i sistemi di conservazione (sia per quelli di pubbliche amministrazioni ed enti pubblici, sia per quelli di soggetti privati) esistenti all’11 aprile 2014 che siano gestiti in house o affidati ad un fornitore esterno, sia esso un conservatore accreditato o meno.

Si ricorda che le regole tecniche fanno quindi riferimento all’adeguamento dei sistemi di conservazione e non anche agli oggetti già conservati.

Gli oggetti della conservazione sono sviluppati in appositi pacchetti informativi a seconda del momento in cui vengono prodotti ed utilizzati all’interno del sistema. Si distinguono in:

  • pacchetto di versamento;
  • pacchetto di archiviazione;
  • pacchetto di distribuzione.

 

Le regole tecniche individuano almeno tre soggetti chiave coinvolti nel processo di conservazione, ossia:

  • il Produttore;
  • l’Utente;
  • il Responsabile della Conservazione.

 

Il responsabile della conservazione rappresenta la figura centrale del sistema di conservazione, ossia il soggetto che per legge ha l’obbligo di conservare un determinato documento, definire e attuare le politiche del sistema di conservazione e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia. Ha l’obbligo di redigere il Manuale della Conservazione, che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità e gli obblighi dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento, il processo di conservazione, le infrastrutture utilizzate e altro ancora.

La conservazione digitale dovrà garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la consultabilità dei documenti informatici, dal momento della presa in carico dal produttore sino all’eventuale scarto. La conservazione può essere realizzata internamente dal soggetto produttore dei documenti informatici da conservare (in house), oppure affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’AgID (in outsourcing).

La Conservazione Digitale di Archiva
Il processo di conservazione digitale di Archiva è strutturato in modo da permettere al Cliente la delega di tutto il processo di conservazione digitale, ossia Pacchetto di Versamento, Pacchetto di Conservazione e Pacchetto di Distribuzione, e non come spesso avviene, solo di una parte di esso.

Archiva, in qualità di conservatore accreditato AgID, mette a disposizione di tutti i suoi clienti servizi a norma per la conservazione digitale dei documenti informatici secondo quanto predisposto dalle regole tecniche.

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