13 Mar DPCM 03 dicembre 2013 – Regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici

Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni

E’ stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014 il D.P.C.M 03 dicembre 2013, dedicato alle nuove Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici.

Il sistema di conservazione
Il sistema di conservazione assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, stabilendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi.
Garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la consultabilità dei documenti informatici, dal momento della presa in carico dal Produttore sino all’eventuale scarto.

Oggetti della conservazione
Gli oggetti della conservazione sono sviluppati in appositi pacchetti informativi a seconda del momento in cui vengono prodotti ed utilizzati all’interno del sistema. Si distinguono in: pacchetto di versamento, pacchetto di archiviazione e pacchetto di distribuzione.

Responsabile della conservazione
Il Responsabile della Conservazione resta la figura centrale del sistema di conservazione, ossia il soggetto che per legge ha l’obbligo di conservare un determinato documento, definire e attuare le politiche del sistema di conservazione e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia.

Manuale della conservazione
Il Responsabile della Conservazione è obbligato a redigere il Manuale della Conservazione, che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità e gli obblighi dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento, il processo di conservazione, le infrastrutture utilizzate e altro ancora.

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