Conservazione sostitutiva

Archiviazione certitificata dei documenti fiscali

Il servizio di Archiva permette di sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, nel contenuto e riferito temporalmente attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La legge italiana pone alcune condizioni ben precise al cui soddisfacimento il documento elettronico, archiviato per mezzo conservazione ottiva sostitutiva, viene equiparato al documento cartaceo: il documento conservato con archiviazione sostitutiva deve essere inalterabile e consultabile in ogni momento.

In termini economici l'archiviazione ottica sostitutiva rappresenta un enorme risparmio rispetto alla normale tenuta dei documenti cartacei. Il vantaggio economico è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Inalterabilità e consultabilità in ogni momento sono anche in questo caso le condizioni essenziali per la tenuta dei libri contabili attraverso strumenti informatici. Il processo di conservazione nel suo complesso riveste quindi un ruolo di primaria importanza.

Il documento informatico conservato a norma di legge non solo è legalmente equiparato a quello cartaceo, ma presenta rispetto a quest'ultimo alcuni importanti vantaggi:

  • permette di eliminare gli archivi, rappresentando un risparmio spaziale e temporale (per la consultazione dei documenti)
  • rappresenta una migliore allocazione delle risorse interne dell'impresa
  • consente di emettere fattura elettronica dei documenti e costituisce un fattore di integrazione e sviluppo importante delle relazioni commerciali con i fornitori ei clienti, in Italia ed all'estero
  • favorisce la comunicazione tra reparti amministrativi di imprese eterogenee e constribuisce perciò a migliorare l'efficienza della struttura aziendale complessiva
  • facilita la gestione del workflow, il processo aziendale, in forma elettronica

Al fine di assicurare la validità giuridica nel tempo, necessaria per la conservazione pluriennale dei documenti aventi valore fiscale, e l'opponibilità a terzi degli stessi, rivestono particolare importanza la certezza temporale, che si ottiene tramite l'apposizione del riferimento temporale e l'apposizione della firma elettronica.