11 Aprile 2017

Le nuove regole tecniche sulla conservazione digitale sono diventate legge.

Per permetterti di essere in regola con la normativa, Archiva ha confezionato un nuovo servizio esclusivo grazie al quale potrai:

 

Evitare sanzioni

Nominare responsabili esterni

Delegare tutte le fasi del processo

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Oppure scopri di più

A partire dall’11 aprile 2017 i sistemi di conservazione devono essere conformi alle nuove regole tecniche definite dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

Gli oggetti della conservazione sono sviluppati in appositi pacchetti informativi a seconda del momento in cui vengono prodotti ed utilizzati all’interno del sistema. Si distinguono in: pacchetto di versamentopacchetto di archiviazione e pacchetto di distribuzione.

 

Le Regole Tecniche individuano almeno 3 soggetti chiave coinvolti nel processo di conservazione, ossia il Produttore, l’Utente e il Responsabile della Conservazione. Quest’ultimo rappresenta la figura centrale del sistema di conservazione, ossia il soggetto che per legge ha l’obbligo di conservare un determinato documento, definire e attuare le politiche del sistema di conservazione e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia.

 

Il Responsabile della Conservazione ha l’obbligo di redigere il Manuale della Conservazione, che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità e gli obblighi dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento, il processo di conservazione, le infrastrutture utilizzate e altro ancora.

 

La conservazione digitale dovrà garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la consultabilità dei documenti informatici, dal momento della presa in carico dal produttore sino all’eventuale scarto.

 

La conservazione può essere realizzata internamente dal soggetto produttore dei documenti informatici da conservare (in house), oppure affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’AgID (in outsourcing).

Il processo di conservazione digitale di Archiva è strutturato in modo da permettere al Cliente la delega di tutto il processo di conservazione digitale, ossia Pacchetto di Versamento, Pacchetto di Conservazione e Pacchetto di Distribuzione, e non come spesso avviene, solo di una parte di esso.

Benefici

Compliance Normativa

Permette l’esibizione certificata online dei documenti informatici conservati già adeguati alle nuove regole tecniche sulla conservazione digitale.

Taglio dei costi

La dematerializzazione dei documenti riduce i costi di gestione ed elimina i costi della conservazione fisica della carta.

Disponibilità Totale

Garantisce accessibilità, fruibilità e condivisione dei documenti e delle informazioni in essi contenute senza vincoli legati all’allocazione fisica.

Sicurezza e continuità del servizio

Permette di eliminare il rischio di perdita di informazioni e di interruzione del servizio mediante un datacenter principale di proprietà che sfrutta un sistema storage enterprise in alta affidabilità ed un datacenter secondario per il servizio di disaster recovery. Il processo è certificato ISO:27001.

Compliance Normativa

Permette l’esibizione certificata online dei documenti informatici conservati già adeguati alle nuove regole tecniche sulla conservazione digitale.

Taglio dei costi

La dematerializzazione dei documenti riduce i costi di gestione ed elimina i costi della conservazione fisica della carta.

Disponibilità Totale

Garantisce accessibilità, fruibilità e condivisione dei documenti e delle informazioni in essi contenute senza vincoli legati all’allocazione fisica.

Sicurezza e continuità del servizio

Permette di eliminare il rischio di perdita di informazioni e di interruzione del servizio mediante un datacenter principale di proprietà che sfrutta un sistema storage enterprise in alta affidabilità ed un datacenter secondario per il servizio di disaster recovery. Il processo è certificato ISO:27001.

La Conservazione Digitale proposta da Archiva

 

 

Archiva, in qualità di conservatore accreditato AgID, mette a disposizione di tutti i suoi clienti servizi a norma per la conservazione digitale dei documenti informatici secondo quanto predisposto dalle regole tecniche.

 

Ecco come:

Archiva, il servizio Late.Archiva

LATE.ARCHIVA

Il processo di archiviazione digitale proposto da Archiva ha l’obiettivo di organizzare, identificare e rendere accessibili in modalità controllata i contenuti dei documenti.
È in questa fase che si forma il Pacchetto di Versamento, secondo quanto predisposto dalle nuove regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici, da inviare al Sistema di Conservazione.

 

Per maggiori informazioni clicca qui >>

EAN

Il processo di conservazione digitale offerto da Archiva garantisce la tenuta nel tempo, sicura ed opponibile a terzi, di fatture e documenti, ottimizzando, semplificando e riducendo i costi dell’attività di archiviazione. Permette quindi al Cliente di liberarsi degli archivi cartacei ma soprattutto degli obblighi e della responsabilità della loro tenuta fino a 10 anni come previsto dal Codice Civile.

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Vuoi saperne di più?

 

Per maggiori informazioni riguardo ai nostri servizi ti invitiamo a compilare il modulo qui sotto.
Un nostro consulente di zona provvederà a contattarti ed a rispondere a tutte le tue domande.

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