CONSERVATORE ACCREDITATO

Il Prof. Santacroce spiega in una video intervista cosa vuol dire essere un Conservatore Accreditato AgID, il perché è così difficile entrare a far parte dell’albo ed i motivi che spingono le aziende private ad affidarsi ad un Conservatore Accreditato.

 

Guarda le interviste qui di seguito oppure l’intervista completa.

Archiva in outsourcing, i nostri servizi di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva
Archiva, conservatore accreditato AgID

Un servizio certificato

Archiva è Conservatore Accreditato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale.
Il suo processo è perfettamente allineato con le nuove Regole Tecniche sulla conservazione dei documenti informatici e la sua organizzazione risponde a tutti i requisiti richiesti dal’AgID, tra cui affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria, necessari per svolgere l’attività di conservazione.

Introduzione

Albo dei Conservatori Accreditati

Come definirebbe l’albo dei Conservatori Accreditati?
Le nuove Regole Tecniche, approvate il 3 dicembre 2013 e operative dall’11 aprile del 2014 con termine di adeguamento all’11 aprile del 2017, costituiscono una vera rivoluzione nel mondo della conservazione, perché si passa da una semplice archiviazione del dato a un vero e proprio Sistema di Conservazione. Questa nuova impostazione necessita di elevare notevolmente il livello dei conservatori. Da questo punto di vista la creazione di un albo e l’esistenza di un controllo pubblico sulla sua affidabilità mi sembra la risposta giusta per tutti coloro che in questi anni hanno deciso di adottare la conservazione elettronica in sostituzione dei vecchi archivi cartacei.

Requisiti

I requisiti

Quali tipologie di requisiti sono richiesti per poter diventare un Conservatore Accreditato?
Le nuove Regole Tecniche e le istruzioni di AgID connessi agli standard internazionali richiedono elevati requisiti, nello specifico:

  • Organizzativi. La conservazione impone la gestione del dato secondo determinati standard: normativi, archivistici e gestionali.
  • Professionali. È necessario creare all’interno del conservatore delle figure professionali per quanto riguarda i requisiti giuridici; archivistici, tecnologici; Agid individua specifiche figure professionali.
  • Di processo. Tracciabilità del dato e attività di controllo delle fasi di trattamento.
  • Infrastrutturali. Ovvero relativi alla sicurezza dei dati conservati.

Non basta un software

È sufficiente comprare il Software giusto per essere sicuri di non incorrere in sanzioni?
Cosa significa acquistare una smart card con la formazione archivistica obbligatoria per ottenere l’accreditamento?
Il sistema di Conservazione non è solo Software, ma è organizzazione, tecnologie, osservanza di regole di sicurezza. È un vero e proprio processo che rispetta contestualmente diverse regole non riducibili all’acquisizione di un software.

Principali figure

Quali sono le figure principali previste da un Sistema di Conservazione?
Sono molte le figure su cui ruota un Sistema di Conservazione a norma: Responsabile della Conservazione; Responsabile della Gestione Documentale; Responsabile della funzione archivistica di conservazione; Responsabile del trattamento dei dati personali; Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione.
Quindi, presso il conservatore esiste una vera e propria squadra con competenze miste: giuridiche e informatiche forti e precise.

Non solo Responsabile della Conservazione

Quindi non basta avere il Responsabile della Conservazione?
Per il Conservatore, sia esso interno che esterno, il Responsabile della Conservazione è sicuramente una figura importante, ma non unica. Il responsabile deve essere affiancato da figure anch’esse importanti per la realizzazione dell’intero processo di conservazione.

Interesse per il privato

Interesse per le aziende private

La legge dice che l’obbligo riguarda le pubbliche amministrazioni. Perché dovrebbe interessare anche alle società private?
La gestione del dato solo su supporto informatico e la sua conservazione nel tempo, conservazione che risulti idonea sul piano giuridico probatorio a eventuali richieste delle autorità o per vantare crediti commerciali verso terzi impone agli operatori economici privati di realizzare sistemi stabili, sicuri e accessibili. Tra l’altro risulta importante la creazione di metadati che consentano la ricercabilità del dato per diverse esigenze operative. Tutto questo è possibile solo con la realizzazione di un’attività di conservazione nel rispetto dei più importanti standard. Certamente un conservatore accreditato risponde pienamente a queste esigenze.

Responsabile del contenuto del dato

Se la società cui affido i documenti non è adeguatamente qualificata, non risponde davanti alla legge di un archivio non conservato correttamente?
Il conservatore risponde nei limiti contrattuali. In effetti, il proprietario del dato ovvero l’imprenditore rimane l’unico responsabile del documento conservato nei confronti dei terzi e di tutte le autorità pubbliche. Quindi un’eventuale perdita di dati potrà si dare origine a un risarcimento del danno, limitatamente, ripeto, ai vincoli contrattualmente definiti, ma non consentirà mai di escludere responsabilità amministrative e sanzionatorie dell’impresa titolare del dato.

L’obbligo delle PA

Le pubbliche amministrazioni sono obbligate per legge ad avvalersi di un Conservatore iscritto all’albo solo in caso di outsourcing, diversamente devono predisporre un Sistema di Conservazione digitale interno. Che cosa ne pensa di questa seconda ipotesi?
La seconda ipotesi che ho visto che molte pubbliche amministrazioni sul piano teorico prediligono, presenta molte difficoltà operative. Non a caso lo stesso CAD prevede che queste amministrazioni si possono far certificare i processi. Questo perché non basta predisporre un Sistema di Conservazione per rispondere a tutti i requisiti richiesti dalla legge. Io penso che un ente pubblico, invece, di preoccuparsi di conservare i dati in casa dovrebbe pensare a utilizzare meglio e informazioni a disposizione per raggiungere i propri scopi istituzionali.

Cosa succede nel mercato

Servizi di Conservazione Digitale

Negli ultimi anni i servizi di Conservazione Digitale sono entrati a far parte del portafoglio di offerta di molte aziende, ormai quasi tutte quelle che si occupano di IT. Che cosa ne pensa in proposito?
Non confondiamo mai la capacità che un’impresa di IT ha di archiviare un dato e la sua capacità di essere un conservatore che consenta all’impresa di soddisfare in contemporanea profili commerciali, economici, giuridici e archivistici. Per far ciò è necessario un adeguato investimenti in risorse umane e tecnologiche con una elevata professionalità.

Difficoltà di entrare nell’albo

Quasi tutte le società che offrono servizi di Conservazione Digitale promettono che entreranno a far parte dell’albo. È così facile? E se così fosse, perché nell’albo ci sono solo poche aziende?
Tutta quello che ho cercato di spiegare finora, combinato con le Regole Tecniche e gli obblighi richiesti ad un Conservatore disegnano un percorso difficile per essere accreditati presso AGID. In effetti il percorso è difficile e non è certo per tutti.

Tutela dei dati aziendali

Quando io affido i miei documenti ad una società per la conservazione, come faccio ad essere sicuro che nessun fornitore entrerà a contatto con i miei dati?
L’affidamento all’esterno dei dati va ben concordato dal Titolare del dato con il Conservatore. Richiedendo a quest’ultimo tutte le assicurazioni che i dati a loro affidati non siano trasferiti a terzi ovvero consegnati ad altri soggetti non espressamente autorizzati dal committente. A me preoccupa molto che la mancanza di trasparenza e di impegni contrattuali possa far perdere il controllo del dato, dato che per un’impresa costituisce, talvolta, il fulcro del successo commerciale.

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