24 Lug Conservazione elettronica delle note spese e dei relativi giustificativi

Con la Risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017, l’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti sulla gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi e sulla loro conservazione elettronica.

Alla base della Risoluzione 96/E/2017, vi è l’interpello che Validata Srl, partner di Archiva da oltre 13 anni, ha presentato alla Direzione Regionale Piemonte il 3 marzo 2017, ricevendone riscontro con parere della Direzione Centrale Normativa il 29 maggio 2017 a testimonianza di una particolare attenzione dell’amministrazione finanziaria sull’accelerazione dei processi di dematerializzazione dei documenti fiscali.

L’Agenzia delle Entrate recepisce nella risoluzione tutti gli argomenti formulati nell’interpello, riconoscendo di fatto che i principi normativi sui quali si basa l’interpello stesso e l’interpretazione formulata sono di interesse generale per l’impatto e la ricaduta in termini di efficientamento del processo.

Il processo digitale di gestione delle note spese e dei relativi giustificativi che viene considerato nell’interpello prevede le seguenti fasi:

  1. Formazione del giustificativo informatico. Il dipendente fotografa il documento di spesa (scontrino, ricevuta, biglietto) direttamente con un dispositivo mobile in suo possesso, come lo Smartphone o il Tablet. Il documento così trasformato viene acquisito da un sistema software che rende il documento informatico statico ed immodificabile.
  2. Formazione della nota spese. Il dipendente forma la nota spese direttamente sul proprio sistema accedendo allo stesso attraverso le proprie credenziali (ID e Password). La nota spesa, così creata, è sottoscritta con firma elettronica. La stessa contiene la dichiarazione del dipendente e le immagini dei giustificativi di spesa.
  3. Controllo e approvazione. La funzione aziendale preposta al controllo e all’approvazione delle note spese tramite un’applicazione web effettua i relativi accertamenti. Tali accertamenti consentono di visionare i documenti e di escludere tutti i documenti di spesa non inerenti alla trasferta o non corretti. Al termine delle verifiche l’ufficio liquida la nota spesa e l’ammette al pagamento in favore del trasfertista.
  4. Conservazione. La nota spesa, una volta approvata ed ammessa al pagamento, viene registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica. Questo servizio, che può essere gestito in proprio dall’azienda o fruito presso un provider qualificato, corrisponde ad un sistema di conservazione a norma, eventualmente erogato da un provider accreditato presso AgID (scelta obbligata se l’azienda è una Pubblica Amministrazione). Il processo di conservazione terminerà con l’apposizione di una firma conforme all’articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014.
  5. Distruzione dei giustificativi analogici. Solo dopo aver avuto conferma formale del completamento della procedura, il trasfertista potrà distruggere i giustificativi analogici di spesa con modalità sicure previste dall’azienda.
  6. Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti. Da questo momento in poi, indipendentemente dalla scelta del sistema di conservazione documentale a norma, l’esibizione dei documenti avverrà solo in modo dematerializzato.

 

L’Agenzia delle Entrate, condividendo questo processo, afferma che i documenti possono essere conservati solo elettronicamente ed esibiti alle autorità in questo formato e specifica che:

  • se si tratta di documenti analogici originali non unici, questi avranno piena validità fiscale con il semplice utilizzo della procedura informatica;
  • se si tratta invece di documenti analogici originali unici, avranno piena validità fiscale con l’utilizzo della procedura informatica e con l’intervento del pubblico ufficiale.

 

Inoltre, la risoluzione chiarisce, per la prima volta, che, se i giustificativi provengono da soggetti residenti in Stati che non hanno attivato con l’Italia alcuno strumento per la reciproca assistenza in materia fiscale, essi andranno comunque trattati alla stregua di originali unici.

Scarica la Risoluzione n. 96/E/2017

Punto fondamentale rimane la risposta dell’Agenzia delle Entrate all’interpello dell’istante Validata Srl, la quale ha espresso parere favorevole a che i giustificativi analogici di spesa acquisiti digitalmente a mezzo dell’applicazione proposta da Validata, Captio, siano trasformati in documenti informatici e conservati in modo elettronico, senza intervento di un Pubblico Ufficiale.

Utilizzando Captio, applicazione sviluppata della società spagnola Captio Tech S.L. e distribuita in Italia da Validata, un’azienda può ricevere solo note spese digitali dai propri trasfertisti, con pieno controllo sulle spese e con la garanzia di utilizzare un processo valutato e accettato dall’Agenzia delle Entrate.

L’azienda deve essere comunque dotata di un sistema di conservazione documentale, acceditato AgID qualora l’azienda sia una Pubblica Amministrazione, che deve consentire l’esibizione del documento digitale correttamente conservato. Archiva, in qualità di conservatore accreditato AgID, offre servizi di conservazione digitale a norma.

>>Approfondisci gli argomenti affrontati nell’interpello, cliccando qui.

Il parere dell’Agenzia delle Entrate è stato rilasciato sulla base dell’istanza presentata e dettagliata da Validata. Pertanto solo chi adotta la soluzione offerta da Validata può avere certezza di ottemperare all’intero quadro legislativo e regolamentare cogente per i documenti informatici di rilevanza tributaria, quali sono le note spese.

La Conservazione Digitale di Archiva
Il processo di conservazione digitale di Archiva è strutturato in modo da permettere al Cliente la delega di tutto il processo di conservazione digitale, ossia Pacchetto di Versamento, Pacchetto di Conservazione e Pacchetto di Distribuzione, e non come spesso avviene, solo di una parte di esso.

Archiva, in qualità di conservatore accreditato AgID, mette a disposizione di tutti i suoi clienti servizi a norma per la conservazione digitale dei documenti informatici secondo quanto predisposto dalle regole tecniche.

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